Un trabajador revisa su recibo de sueldo y encuentra un descuento por presentismo. Recuerda que un día del mes ingresó una hora más tarde de su horario habitual, sin aviso previo y sin justificación. ¿Es legal ese descuento en la nómina? Y, en caso de que lo sea, ¿cómo llevar el control de horario de entrada y salida de los empleados para cumplir con la normativa vigente?
En esta nota vamos a hablar de cómo se legisla el presentismo en Argentina y qué herramientas te permiten llevar adelante el control de horario de entrada y salida de empleados, de manera ágil, sencilla y funcional, tanto para los trabajadores como para Recursos Humanos. ¿Estás buscando una solución que reúna estas características? Entonces, ¡seguí leyendo!
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¿Qué es el control de horario de entrada y salida de empleados?
En los contratos laborales bajo relación de dependencia en Argentina suele aparecer el concepto de presentismo, referido a un pago adicional que reciben los trabajadores cuando efectivamente cumplen con su horario laboral.
En ese supuesto, el control de horario de entrada y de salida funciona como la herramienta clave para poder acreditar que los empleados cumplieron con su jornada laboral en tiempo y forma y, por lo tanto, pueden recibir ese plus por presentismo.
Entonces, la primera distinción que hay que hacer es que el presentismo es un pago adicional por cumplir con el horario laboral. Mientras que el control que se realiza sobre ese horario es una herramienta para obtener información precisa sobre la puntualidad y la asistencia del trabajador en la empresa.
De esta forma, el control horario de entrada y salida de empleados es el proceso de comprobar el cumplimiento de los tiempos de trabajo asignados al personal. Se centra así en observar que cada trabajador ingrese a su empleo y lo deje a la hora prevista.
En este punto debemos decir que la Ley 20.744 de Contrato de Trabajo que rige las relaciones laborales en Argentina, establece que uno de los deberes u obligaciones de los empleados es el de diligencia y colaboración y, en este punto, se señala: “El trabajador debe prestar el servicio con puntualidad, asistencia regular y dedicación adecuada a las características de su empleo y a los medios instrumentales que se le provean”.
Se habla así de puntualidad, es decir, respetar el horario de entrada y de salida, y de asistencia regular, presentarse a trabajar todos los días que le correspondan. Precisamente, para poder comprobar que el colaborador se adecua a las normas de trabajo, se necesitan de los controles de horario de entrada y de salida.
¿Cuál es la función del control de entrada y salida de empleados?
Como vimos antes, el horario de trabajo es una de las obligaciones que debe cumplir el personal en su calidad de empleados bajo relación de dependencia. Al celebrar un contrato empleador y colaborador se comprometen a cumplir una serie de normas, lo que les da acceso también a una serie de derechos laborales.
El trabajador debe cumplir su horario y, en caso de incumplimiento, el empleador tiene derecho a imponer sanciones o incluso a proceder al despido. Por supuesto que esta no es la situación deseada al usar un formato de entrada y salida de personal. Sin embargo, es necesario realizar este control para tener todas las garantías de que el talento está cumpliendo su parte del trato. Esa es la principal función del proceso de seguimiento de la jornada laboral.
Adicional a eso, debemos decir que también sirve como un aval para la empresa, en tanto, al momento de calcular el sueldo de los trabajadores uno de los conceptos principales que conforman esa remuneración, es precisamente el tiempo trabajado.
Así, para cumplir con las obligaciones patronales en relación al pago del personal es necesario contar con una herramienta de control de entrada y salida de empleados y compensar así de manera correcta la jornada cumplida por estos.
A eso debemos sumar el control del tiempo suplementario, ya que en ocasiones los trabajadores realizan horas extra y esperan al final del mes que eso se vea reflejado de forma adecuada en su recibo. Para poder garantizar esto es necesario realizar el control de entrada y salida de empleados.
De esta forma, el seguimiento garantiza el cumplimiento de las obligaciones tanto de los trabajadores, como de los empleadores, lo que ayuda a construir relaciones laborales más transparentes, justas y acordes a la ley.
¿Qué dice la ley sobre el control de horario de entrada y salida de empleados?
Si volvemos a consultar la Ley de Contrato de Trabajo vamos a encontrar que hay algunas normas a tener en cuenta sobre los mecanismos de control que pueden ejercer los empleadores sobre su personal.
En principio, en el artículo 70 de la norma se determina que “las facultades de dirección que asisten al empleador deberán ejercitarse con carácter funcional, atendiendo a los fines de la empresa, a las exigencias de la producción, tanto como la preservación y mejora de los derechos personales y patrimoniales del trabajador”.
Es decir que el empleador tiene facultades directivas, pero estas nunca pueden ir en detrimento de los derechos laborales de sus trabajadores. Por lo tanto ¿qué tipo de herramientas de control podés aplicar?
En el artículo 76 de la ley se menciona que los sistemas de controles personales del trabajador que estén destinados a la protección de los bienes del empleador deberán siempre salvaguardar la dignidad del primero, practicarse con discreción y por medios de selección automática destinados a la totalidad del personal.
Este aspecto regula más bien lo relacionado a la seguridad dentro de la empresa. Pero tratándose de controles de jornada laboral no se determina nada concreto en la norma. Aunque en el artículo 77 sí se establece que los controles relacionados a la actividad de los empleados deben ser conocidos por estos.
Finalmente, más adelante se menciona que los sistemas de control, en todos los casos, deben tener la aprobación de la autoridad de aplicación y del convenio colectivo que rige en la empresa.
¿Qué dice la ley sobre el presentismo?
Al revisar la Ley de Contrato de Trabajo no vamos a encontrar el concepto de presentismo, en tanto este es un pago adicional que rige en algunas empresas por decisión de los empleadores.
Otra circunstancia es la que se da cuando este beneficio se establece en los convenios colectivos aplicables a ciertos sectores. En ese caso, las compañías de ese segmento deben pagar el plus por presentismo porque estos convenios determinan que es obligatorio para la actividad que realiza la empresa.
Por lo tanto, usar mecanismos de control horario de entrada y salida de empleados no solo es una herramienta para garantizar el cumplimiento de obligaciones patronales y de empleados, sino también una manera de reconocer los pagos adicionales que le correspondan a tu personal en caso de que aplique el presentismo.
5 herramientas para hacer el control de horario de entrada y salida de empleados
Como ya comprobamos, en Argentina no hay lineamientos legales que establezcan qué tipo de herramientas se pueden utilizar para el control de horario de entrada y salida de empleados. Es decir que las empresas pueden optar por los mecanismos de seguimiento que consideren necesarios.
Para ayudarte a decidir cuál es la mejor herramienta para implementar en tu equipo, te compartimos un listado con las 5 herramientas más relevantes al momento de realizar el control horario en una empresa:
1- Lista de asistencia laboral
El ejemplo de lista de asistencia laboral es uno de los más representativos cuando se trata del control horario. Esta es una de las formas más conocidas de hacer el seguimiento de la entrada y salida de empleados. Básicamente, se trata de crear un listado e incluir a todos los trabajadores para señalar su ingreso y egreso. En ocasiones, esto también se realiza mediante la firma de cada trabajador junto a la hora de entrada y salida.
En sus inicios, este método se hacía en una planilla en papel. Por lo general, se ubicaba en el área de ingreso a la empresa y cada trabajador debía completarla con su firma y el horario en el que estaba entrando o saliendo de trabajar. Hoy, la mayoría de las compañías que utilizan la lista de asistencia laboral lo hacen de forma digital, con herramientas como Excel.
Además de los nombres de cada trabajador, estas planillas incorporan todos los días del mes o la semana. Así, el empleado puede marcar su entrada y salida cada día. Muchas veces, estas planillas solo las completa un superior, ya sea alguien del equipo de RR.HH. o del departamento al que pertenece el colaborador. Sin embargo, esto implica que esa persona dedique tiempo a recorrer la empresa o enviar mensajes de confirmación de ingreso a los colaboradores.
También se pueden agregar otros parámetros y crear desplegables para indicar variables tales como:
- Ausencias.
- Demoras.
- Licencias.
- Vacaciones.
La ventaja destacada de este sistema es su simpleza, facilidad de uso y sencillez al momento de replicarla, ya que solo tenés que utilizar el mismo formato de entrada y salida de personal todos los meses. Su principal desventaja es que el seguimiento implica más tiempo y más trabajo manual para completar la lista.
2- Tarjetas para fichar
Otra forma de hacer el control de horario de entrada y salida de empleados es a través de tarjetas para fichar. Estas pueden ser:
- De banda magnética. Estas tarjetas se deslizan por un lector y registran ingresos y salidas. Se combina el formato manual con el digital. Porque aunque la tarjeta es un sistema manual, su información se puede registrar en un sistema digital y utilizar esos datos para darle seguimiento a la jornada de los trabajadores.
- Por aproximación. Estas tarjetas se basan en la tecnología de Radio Frequency Identification (RFID), de manera que el trabajador la acerca a una terminal o escáner y transmite un código único para ejecutar el registro. Después, el sistema opera de forma similar a lo que vimos antes, ya que este registro puede ser digital, para la consulta posterior de RR.HH. o el empleador.
La ventaja de este sistema de control de horario de entrada y salida de empleados es su practicidad, sin embargo, al no adaptarse a la modalidad del teletrabajo, cada vez más empresas las están reemplazando por otras alternativas.
3- Aplicaciones online
Una rápida búsqueda en internet puede brindar múltiples resultados sobre aplicaciones online para el control horario. Algunas más completas que otras, la mayoría de pago, aunque ciertas opciones incluyen una versión básica gratuita. Precisamente, la que vamos a compartir en este listado reúne esas características. Se trata de “Laboroffice” una aplicación de control horario para empleados gratuita.
Claro que también cuenta con versión de pago, pero en su opción libre incluye lo que en este sistema se denomina “Control de Presencia”. Básicamente, con esta función los empleados pueden registrar sus entradas y salidas, y esto le permite al empleador controlar el estado de presencia en la compañía en cada momento.
Además, otra de sus funcionalidades en la versión gratuita es la posibilidad de crear múltiples informes en Excel para poder evaluar cómo es la jornada laboral de los trabajadores, el nivel de cumplimiento respecto de sus horas de entrada y salida y poder tomar decisiones más informadas sobre la administración del tiempo en la empresa.
Sumado a esta app, hay muchas otras opciones. Siempre tenés que revisar las funcionalidades que ofrecen, su facilidad de uso y si realmente se adecuan a las necesidades actuales de tu empresa.
4- Herramientas biométricas
Reconocimiento facial, huella dactilar, control del iris y la retina son algunas alternativas relacionadas al uso de herramientas biométricas para el control horario. Estos sistemas permiten la identificación de un trabajador mediante la detección de sus características físicas particulares. Así, por ejemplo, un empleado que quiere registrar su entrada a la empresa puede colocar su pulgar en un dispositivo electrónico que captura su huella digital y le permite fichar.
La simpleza de uso de este sistema es la ventaja más distintiva, pero también es muy sencillo de implementar con los proveedores adecuados. Actualmente, incluso se pueden utilizar para el control horario a distancia, por ejemplo, mediante el reconocimiento facial en una aplicación móvil o de escritorio. Claro que para esto el trabajador debe contar con los dispositivos adecuados.
De cualquier manera, este es un sistema que cada vez se utiliza más en las empresas, sobre todo en aquellas que están apostando por la digitalización de sus procesos.
5- Software de control horario
Para cerrar el listado dejamos la herramienta más específica para este proceso, se trata del software de control horario. Sin dudas, esta es la herramienta más centrada en las funciones que señalamos a lo largo del artículo. Este tipo de sistema se caracteriza por contar con numerosas características para hacer un seguimiento completo la jornada laboral de los trabajadores en las empresas.
El software de control horario es una herramienta digital especializada en la gestión automática del registro del tiempo que trabaja el personal, sus entradas y sus salidas, la organización de los turnos de trabajo, el control de horas extra y la planificación adecuada de la fuerza laboral para una mejor configuración de los flujos de trabajo.
Con esta clase de sistema, los trabajadores ingresan a una plataforma con su usuario y contraseña, ya sea desde su computadora o incluso desde el celular, y fichan sus entradas y sus salidas desde cualquier lugar en el que se encuentren. Esto facilita la implementación de esquemas de trabajo remoto o híbrido, pero sobre todo, ayuda a que el control de horario en las empresas sea mucho más flexible y adaptable a cada organización.
También se pueden indicar las pausas que los colaboradores realicen a lo largo de la jornada. Por lo que este tipo de software permite realizar un registro detallado de los tiempos de trabajo y así comprobar el cumplimiento del horario por parte de los empleados.
¿Cuáles son las ventajas de usar un software de control horario?
¿Por qué deberías considerar el software de control horario como la herramienta de seguimiento principal en tu empresa? Hay varias ventajas a tener en cuenta:
- Registro detallado. Además de poder registrar las entradas y salidas del personal, este tipo de software ofrece un registro detallado del tiempo que el trabajador pasa en la empresa. Lo que ayuda a tener un mejor control sobre el nivel de cumplimiento del talento, la extensión de su jornada laboral, el equilibrio en la carga de trabajo o el nivel de productividad. Así, podés constatar también que el tiempo de los empleados en la compañía cumple con las condiciones fijadas en el contrato y con lo que exige la ley.
- Cálculo de la nómina. Uno de los aspectos que más influye en el cálculo de la nómina son las incidencias. Entre las más comunes encontramos aquellas vinculadas a los tiempos de trabajo de los empleados. Por ejemplo, si un colaborador hace varias horas extra al mes, eso afectará el cálculo y contabilización de la nómina. Para coordinar toda esta información de manera clara y precisa, el software de control horario permite llevar un registro detallado del tiempo de trabajo y así traducir estas cifras en cálculos precisos en la nómina, facilitando el proceso.
- Ahorro de tiempo y costos. La automatización de las tareas vinculadas al control horario de entrada y salida de empleados ayuda a ahorrar tiempo y costos al reducir el trabajo manual, tanto en el registro como en el cálculo del tiempo trabajado. El software de control horario realiza registros y cálculos precisos de manera automática, reduciendo así la intervención humana y ayudando a mejorar la productividad del departamento de Recursos Humanos.
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El control de horario de entrada y salida de empleados no tiene por qué ser una tarea complicada. Con un software como Factorial podés agilizar este proceso, al automatizar varias de sus actividades.
El sistema de control horario de Factorial garantiza:
- Fichaje sencillo para empleados.
- Configuración personalizada según las necesidades de tu empresa.
- Visión global de las horas que cada persona trabaja.
- Aprobación o rechazo sencillo de los fichajes del equipo.
- Creación y descarga de informes.
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