¿Qué pensarías si te dijéramos que el 80% de la riqueza del mundo le pertenece solo al 20% de la población? Puede que te sorprenda, pero lo cierto es que estas cifras corresponden a la llamada ley de Pareto, también conocida como regla del 80/20.
Básicamente, se trata de un principio aplicable a muchos ámbitos de la vida, el personal, laboral, empresarial, político y económico. Este describe un fenómeno por el cual aproximadamente el 80% de los resultados proviene del 20% de las acciones que se llevan a cabo.
Aplicado al mundo de los negocios, representa que el 80% del éxito de las empresas se genera con el 20% de su esfuerzo o trabajo. Pero claro, para llegar a este punto hay mucho que analizar y entender de esta regla
Por eso hoy vamos a contarte qué es la ley de Pareto, qué beneficios puede brindar. Sobre todo, vas a aprender cómo aplicarla para mejorar los procesos de tu organización.
Tabla de contenidos
¿Qué es la ley de Pareto?
La ley de Pareto es un principio formulado por el filósofo e ingeniero italiano Vilfredo Federico Pareto en el año 1896. A través de esta ley se estableció una nueva noción sobre la productividad. De acuerdo con ella, el 20% de todos los esfuerzos es lo que produce el 80% de los resultados.
Esto responde con claridad la pregunta sobre qué es la ley de Pareto 80/20. Básicamente nos referimos a una fórmula simple según la cual las ganancias o lo que se obtiene de un proceso depende del 20% del esfuerzo realizado.
De acuerdo con este criterio, hay un margen del 80% de lo que hacemos que prácticamente no genera ningún impacto en nuestros resultados. Desde el punto de vista de las empresas, es un planteo muy interesante, dado que implicaría modificar por completo la forma de planificar y ejecutar los procesos.
Para comprobar su teoría, Vilfredo Pareto estudió la propiedad de la tierra en Italia y así pudo llegar a la conclusión de que el 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras. Por su parte, la población restante (el 80%) tan solo era dueña del 20% de los inmuebles.
Claro que este fue el origen de la ley de Pareto 80/20. Con el paso de los años, otros investigadores estudiaron este principio y descubrieron que es aplicable en diferentes ámbitos, incluyendo la gestión en las empresas. Sin embargo, debemos dejar en claro que esta regla no es una fórmula matemática estricta. Se trata más bien de un fenómeno generalizado observable.
En este sentido, un ejemplo de ley de Pareto puede ser cuando se constata que el 80% de las ganancias de una empresa provienen del 20% de los productos que esta comercializa.
¿Cuál es el objetivo de la ley de Pareto?
La ley de Pareto va mucho más allá de una simple relación numérica. Se trata de un enfoque que impulsa a las empresas a centrarse en lo que es realmente importante y brinda mayor rentabilidad para el negocio.
El objetivo de aplicar esta regla en las organizaciones es obtener mejores resultados, utilizando los recursos adecuados, de la mejor manera posible. Es decir, emprender acciones que realmente tengan impacto y dejar de malgastar energía, dinero y el tiempo del talento en tareas que no son relevantes para el éxito de la compañía.
En este punto Recursos Humanos es una de las áreas donde más potencial tiene la aplicación de la ley de Pareto 80/20. La actividad diaria de los profesionales del área está plagada de tareas repetitivas que consumen gran parte de su tiempo y que tienen poca o nula relevancia en la rentabilidad de la empresa. Podríamos pensar a estas como el 80% en la regla de Pareto.
En cambio, RR.HH. quizás dedica el 20% de su tiempo a emprender acciones que tienen impacto en el bienestar de los trabajadores en la compañía. Estas contribuyen a la motivación y productividad del personal. Algo que definitivamente puede ser decisivo en los resultados de la empresa.
De hecho, según estadísticas de Gallup, los equipos altamente motivados pueden llegar a ser un 23% más rentables. Por otro lado, un estudio realizado por la Universidad de Harvard en colaboración con el MIT determinó que los equipos más felices pueden reducir los errores en un 19%, se ausentan menos veces en el año y son capaces de aumentar su productividad hasta en un 31%.
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¿Cómo aplicar la ley de Pareto en una empresa?
Además del anterior hay muchos otros ejemplos de la ley de Pareto:
- El 80% de las fallas en los procesos de una empresa provienen del 20% de los trabajadores.
- Un 20% de los esfuerzos del equipo producen el 80% de los resultados que obtiene una compañía.
- El 80% de los accidentes laborales son causados por el 20% de los riesgos presentes en la empresa.
Sin embargo, la gran incógnita es saber cómo identificar este patrón dentro de tu compañía. El desafío es encontrar cuál es ese 20% capaz de conseguir el 80% de los resultados.
Para eso está claro que la tarea consiste en revisar cada uno de los procesos de tu negocio. Se trata de rastrear esa ventaja competitiva que se esconde entre capas y capas de actividades e información. Una de las formas de hacerlo es precisamente a través del diagrama de Pareto.
¿Qué es el diagrama de Pareto?
El diagrama de Pareto es una herramienta gráfica para ordenar los datos de mayor a menor y así entender con más claridad qué aspectos deberían resolverse primero, en caso de usarlo para resolver una problemática de la empresa, o qué tareas y esfuerzos deberían reforzarse en caso de que sean los más competitivos para la organización. Por supuesto, este diagrama se apoya en la ley de Pareto, de ahí su nombre.
Esta clase de diagrama consta de barras que representan cualquier unidad de medida y líneas que determinan el porcentaje acumulado. Más allá de esto, para crearlo hay que seguir una serie de pasos que pueden ayudar a aplicar más fácilmente el principio a cualquier proceso de tu empresa.
Pasos para crear el diagrama de Pareto:
- Identificar la situación, necesidad o problemática de la empresa. El punto de partida es determinar el fenómeno que querés analizar bajo la ley de Pareto. Por ejemplo, tasa elevada de turnover.
- Definir las acciones o causas que van a formar parte de tu análisis. Por ejemplo, mal clima laboral, condiciones de trabajo, falta de reconocimiento, relación con los compañeros o cultura organizacional.
- Recopilar toda la información relevante sobre estas acciones. Con base en estos datos, cuantificarlas. Por ejemplo, clima laboral 36%, condiciones de trabajo 9%, falta de reconocimiento 10%, cultura organizacional 15% y relación con los compañeros 30%.
- Ordenar todas las causas de mayor a menor. Por ejemplo, clima laboral 41%, relación con los compañeros 39%, cultura organizacional 12%, falta de reconocimiento 5% y condiciones de trabajo 3%.
Con ello podemos inferir que el clima laboral y la relación con los compañeros representan poco más del 80% de las causas del turnover. Así, RR.HH. puede centrarse en mejorar esos dos aspectos, en lugar de distribuir sus esfuerzos en causas que tienen menos o casi nulo impacto en la tasa de rotación de su personal.
¿Cómo aplicar la ley de Pareto en RR.HH.?
Proceso de reclutamiento y selección
Este es uno de los procesos donde más ventajas puede ofrecer la ley de Pareto. Porque está entre las tareas que más tiempo lleva al personal de capital humano. Muchas de esas horas se pueden reducir con una fórmula como la del 80/20. Pero, ¿cómo aplicarla en ese caso?
Por ejemplo, en la primera de las instancias de este proceso, que suele ser la selección de currículums. Está claro que muchos de los CV que se reciben en las convocatorias de empleo no son relevantes para la búsqueda que se está realizando. Para reducir tanto ruido en esta etapa hay que enfocarse en el 20% de las postulaciones.
En principio, es necesario crear un completo y detallado formato para la descripción de puestos de trabajo. Teniendo la seguridad de que incluiste todo lo necesario para que las personas indicadas envíen su candidatura, podés descartar aquellos perfiles que no se ajustan a las características que exige la vacante. Así, es más factible encontrar en el 20% de los currículums recibidos el 80% de los candidatos adecuados.
Por otro lado, las entrevistas de trabajo también permiten aplicar la ley de Pareto. Esto cuando está claro que el candidato no se ajusta a lo que demanda el rol. En esa situación podés reducir la duración de la conversación y pasar a la siguiente.
No se trata de descartar porque si. De nuevo, la clave siempre está en tener definido con precisión el perfil que estás buscando. Tras algunas preguntas ya es posible ver si un candidato tiene potencial. En caso de que no, podés limitar el tiempo de la entrevista a 20 minutos.
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Tareas diarias de tus trabajadores
Otra de las instancias que permiten la aplicación de la regla 80/20 es la que se relaciona con la productividad de tus trabajadores. En todas las empresas las operaciones diarias están llenas de tareas pequeñas y poco relevantes. Enviar emails, contestar llamadas, leer informes, completar planillas, etc. Muchas de estas gestiones se repiten una y otra vez consumiendo varias horas del día del talento.
¿Qué pasaría si los trabajadores pudieran dedicar la mayor parte de sus esfuerzos a las tareas más importantes? Seguramente, podrían conseguir muchos más resultados para la empresa. ¿Cuál es la solución en este caso? Permitir que tu personal dedique el 80% de sus esfuerzos al 20% de las tareas que generan mayor impacto.
Pero, ¿cómo hacer que esto pase? Algunas pautas que pueden ayudar:
- Definir objetivos laborales claros para tu personal.
- Brindar toda la información que requiera tu equipo para poder hacer su trabajo.
- Mantener todos los datos y la documentación bien organizada y accesible para que puedan encontrar lo que necesitan fácilmente.
- Automatizar todas las gestiones repetitivas para reducir el tiempo que pasan realizando tareas operativas.
- Dar retroalimentación en tiempo y forma, para que el talento pueda hacer los ajustes necesarios y seguir avanzando hacia sus objetivos.
Gestión del desempeño
Aunque todas las personas de tu organización son importantes y merecen el mismo cuidado y consideración, está claro que aquellos que generan un mayor impacto en el éxito de la empresa deben tener un reconocimiento especial. En este caso, la regla del 80/20 también puede ser útil.
Hablamos puntualmente de reconocer de manera especial a ese 20% de trabajadores que genera el 80% de resultados deseados.
Para eso es necesario:
- Medir de forma regular el desempeño de los trabajadores.
- Conocer el alcance de sus acciones y tareas.
- Tener una noción clara de cuán comprometidos están con los objetivos de la empresa.
Esta información te ayudará a saber quiénes son y qué clase de recompensa brindarles para motivarlos a seguir dando lo mejor.
¿Cuáles son los beneficios de la ley Pareto?
El paradigma de “quienes más trabajan son más productivos” quedó en el pasado. Cada vez más empresas entienden que la productividad tiene que ver con obtener más, con menos esfuerzo.
Es decir que en el centro de este concepto encontramos la optimización de recursos. De alguna manera, esta es la principal ventaja de la ley de Pareto: conseguir más, con mucho menos.
Para ello el enfoque propone poner la mirada en lo que da verdaderos resultados al negocio. Que una empresa diversifique sus productos y mercados puede ser un síntoma de crecimiento. Pero si para ello tiene que multiplicar los recursos destinados, el resultado puede ser contraproducente.
Claro que para crecer se requiere inversión, pero ahí es cuando la ley de Pareto tiene mayor efectividad, porque enseña a identificar las acciones y los recursos adecuados para obtener mejores resultados, en menos tiempo.
Así, al aplicar la regla del 80/20 las organizaciones pueden:
- Definir qué acciones o actividades merecen una mayor inversión de esfuerzos por parte de la empresa para obtener mejores resultados.
- Determinar cuáles son las prioridades con respecto a las tareas de todos los días.
- Establecer cuáles de estas actividades se pueden delegar, automatizar e incluso suprimir.
- Mejorar la toma de decisiones, ya que al disponer de datos de lo que es más relevante para el negocio las empresas pueden decidir mejor y más rápido qué camino tomar.
- Evaluar el efecto de los ajustes que se realizaron y transitar un camino de mejora continúa.
Esto le da a las empresas un mayor enfoque en la estrategia, porque las prioridades están claras. Lo que ayuda a optimizar todos los procesos y conseguir más rápido las metas marcadas en el inicio.
La importancia de la automatización para optimizar recursos
Como vimos a lo largo del artículo la premisa de la ley de Pareto es la optimización de recursos para centrarse en lo que es más importante para el éxito de la empresa. Pero para poder conseguirlo está claro que hay tareas que agilizar o pueden convertirse en un verdadero obstáculo para la productividad de las organizaciones. Ahí es cuando la automatización se vuelve imprescindible.
Hablamos de automatizar como el uso de la tecnología para realizar tareas con muy poca intervención humana. Precisamente, lo que se pretende al introducir esta clase de recursos en las empresas es reducir el tiempo que el personal pasa haciendo tareas repetitivas y poco relevantes en los resultados del negocio.
Por lo general, la automatización reduce las tareas estrictamente manuales. En consecuencia, permite optimizar el tiempo de los trabajadores.
Además, no debemos olvidar que las tareas manuales pueden conducir con mayor frecuencia a cometer errores. Esto es algo muy frecuente por ejemplo en la carga de datos. En cambio, el uso de la tecnología reduce las equivocaciones y brinda mayor seguridad de la información y gestiones que realiza el equipo.
Entonces, pasando en limpio, el siguiente sería el impacto de la automatización en las empresas:
- Agiliza tareas.
- Mejora la productividad de los trabajadores y de la organización en general.
- Contribuye a que el personal disponga de tiempo para actividades más relevantes.
- Colabora en el alcance de los objetivos de la empresa.
¿Cómo automatizar las tareas repetitivas de Recursos Humanos?
Está claro que RR.HH. se encuentra entre las áreas que más tiempo y esfuerzos supone para las empresas. Pero también es cierto que la gestión de personas es una de las actividades que tiene mayor impacto en sus resultados.
El éxito de una organización es proporcional a la calidad de su talento. Si querés tener un gran equipo, necesitas brindarle lo mejor. Esto es un departamento de capital humano disponible para mejorar su vida en la compañía.
Para poder garantizarlo, un software de RR.HH. es una excelente herramienta. Ya que permite automatizar buena parte de las tareas del área y así ganar más tiempo para dedicarle a la gestión del talento.
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