Tener un organigrama de empresa con todos los trabajadores de una organización resulta muy útil. Ayuda a visualizar de manera clara y rápida la estructura interna, los roles y los diferentes equipos y departamentos. Resulta muy beneficioso ilustrar este aspecto del negocio los empleados. Esto ayudará a mejorar la comunicación interna, saber con quién tienen que llevarla a cabo en cada momento. En definitiva, tener más información acerca de la empresa, sus compañeros de trabajo, sus superiores, sus subordinados, etc.
Y no servirá solo a estos; también podrá ser algo a lo que se refieran los clientes, colaboradores o proveedores. Y así poder saber quiénes son los responsables de cada área y ahorrar tiempo contactando a las personas inadecuadas.
¿La sorpresa? No todas las empresas creen que lo necesitan. Pues bien, el organigrama de empresas se debe elaborar en el momento de creación de estas, e incluirse en el plan de negocio. Una vez la empresa empiece a funcionar, el organigrama deberá ser rediseñado. Ya que es una herramienta viva, que va cambiando y evolucionando. Este cambio ha de ser llevado a cabo por parte del departamento de Recursos Humanos.
Tabla de contenidos
Todo lo que debes saber de un organigrama en pocos minutos
No importa si tu empresa es grande o pequeña, contar con un organigrama será una buena solución para organizarse. Ya sabemos que la organización es clave para cumplir objetivos (y cumplirlos de la mejor manera posible). Se trata de un paso más a la hora de diseñar la estrategia general del negocio. ¿Quieres saber más sobre los organigramas, sus beneficios y cómo diseñarlos? Mira este video:
¿Qué es un organigrama de empresa?
El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de una empresa. Es especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos, ya que le permite visualizar rápidamente la jerarquía de la empresa por equipos, en función de quién reporta a cada persona, o quién está al cargo de cada equipo o empleado.
Antes de centrarnos en las funciones de los organigramas y sus beneficios, repasemos qué elementos tienen que incluir para tener una mejor idea de lo que van a ilustrar. No todos los elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los cargos de la mejor manera posible.
Echemos un vistazo a esos elementos:
Ápice estratégico
Esto se refiere a los altos directivos de la empresa. Se encargan de la toma de las decisiones que más afectan a la empresa y su imagen, son quienes más procesos necesitan aprobar, más control de los demás departamentos tendrán y más tareas delegaron a sus subordinados (que están bien indicados en el organigrama).
Línea media
Esto son los mandos intermedios de la empresa, y hacen de puente entre los altos directivos y los trabajadores que están a cargo de llevar a cabo acciones que afectarán directamente a la empresa. Por este motivo, la comunicación para este grupo de empleados es crucial, y el organigrama será su mejor aliado para gestionar equipos.
Núcleo de operaciones
Trabajadores que están en contacto directo con las funciones de la empresa propiamente dichas. Ya sea producción o distribución del bien o el servicio, este grupo de empleados son los que pasarán más tiempo desarrollando acciones concretas que han sido, en su mayor parte, decididas por el ápice estratégico o, como mínimo, aprobadas por este.
Personal de apoyo
En muchas ocasiones estos trabajadores no forman parte completamente de la empresa, sino que se subcontrata. Sea como sea, su función es apoyar a los trabajadores que desarrollan una actividad concreta para que el rendimiento final sea mejor.
¿Para qué sirven los organigrama de empresa?
El organigrama les permite a las empresas analizar de manera ordenada todas y cada una de las estructuras de la organización representada. Desempeñan una función muy importante dentro del departamento de Recurso Humanos reflejando la estructura e información de toda la organización. En un organigrama empresarial puedes encontrar los nombres de las personas que están a cargo de dirigir cada uno de los departamentos de una compañía o divisiones de una entidad y explicar así las relaciones de competencias vigentes y relaciones jerárquicas.
Un organigrama permite conocer información esencial del funcionamiento de la empresa. Para coordinar distintos aspectos del negocio y proyectos que se quieran llevar a cabo. Además, es un buen indicador del crecimiento de un negocio. Y este estará mejor dimensionado si cuenta con una herramienta como el organigrama. Además de todo esto, contar con un organigrama tiene otros beneficios:
Objetivos claros
Ayuda a definir mejor los objetivos generales y concretos en cada departamento, y hacer un seguimiento de cómo estos se están llevando a cabo (pues se podrá seguir el hilo de acciones).
Transparencia para ascender
Para los trabajadores, es más claro el camino de ascenso dentro de la empresa (y una posible promoción no es más que un reto, algo que puede motivar al trabajador a querer escalar por el organigrama, y no una idea abstracta).
Facilita la distribución de las tareas
Ilustra la cadena de mando y cómo se han de definir las relaciones dentro de los departamentos. Además, una de las mayores ventajas, es el poder dividir y repartir las distintas tareas entre los distintos empleados, de más grandes y generales a más pequeñas y específicas, convirtiéndolas así en objetivos accionables que ayudarán al crecimiento y los beneficios de toda la empresa.
Mejora tu estructura empresarial
Permite detectar fallos en la estructura con la que se organiza la empresa y, con su mejora, optimizar las funciones. Por ejemplo, puede que tengas un rol duplicado y no lo sepas por no poder tener una clara visión de quién hace qué.
Mejora la comunicación
Es una herramienta a la que el departamento de los Recursos Humanos puede ir acudiendo para realizar ajustes que faciliten la comunicación entre empleados y equipos y mejorar sistemas de trabajo.
Mayor transparencia organizacional
Facilita la mejora de la distribución de la autoridad. Puede que un trabajador tenga demasiados filtros de aprobación para hacer una tarea sencilla, o puede que haya problemas de comunicación por parte de algún líder. El organigrama también te ayuda a detectar qué roles están funcionando y cuáles tiene que modificarse.
¿Qué tipos de organigrama de empresa existen?
Hay muchísimos tipos de organigrama y, de hecho, en cuanto a diseño, no tiene límite siempre que sea la mejor manera de reflejar la información que contienen. Veamos qué tipos de organigramas podemos definir según distintos parámetros.
Según el tipo de información
Informativos
Ofrecen una visión simplificada de toda la organización ya que solo muestran la información más relevante. Este tipo de organigrama se pone a disposición de todo el público (trabajadores) para dar a conocer la estructura básica de la empresa.
Analíticos
Muestran datos mucho más detallados y específicos de la organización. Tienen una finalidad analítica que puede ayudar a detectar fugas de presupuesto, distribución, relaciones entre departamentos…
Formales
Representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de una empresa y requieren de aprobación previa. Un organigrama que refleje a una S.A. será considerado organigrama formal cuando haya sido aprobado por la dirección de la empresa.
Informales
En este caso el organigrama no ha sido aprobado por la organización.
Dependiendo del tipo de organización
Jerárquico
Es el más común, pues depende del poder o control dentro de la empresa (de mayor a menor), siguiendo un diseño piramidal. Este diseño facilita la comunicación entre superior y subordinado. Además de ser visualmente más claro, aunque también más rígido a la hora de definir las funciones de cada trabajador.
Matricial
Es típica en empresas con más de un director, o más de un responsable por proyecto, o más de un superior por departamento o trabajador. Su capacidad de incluir relaciones interdepartamentales puede ser muy positiva para el desarrollo de proyectos conjuntos. Pero también confusa a la hora de gestionar responsabilidades.
Plano
Un organigrama sin cargos de mando intermedios, dejando solo dos roles; directivos y empleados. Supone una relación mucho más directa, proporcionando más autonomía a los trabajadores.
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De acuerdo a las necesidades de la empresa
General
Se especifican los cargos hasta llegar a los departamentos.
Integral
Llega un paso más allá, entrando en todas las unidades administrativas.
Funcional
Se especifican todos los puestos que existen en la empresa, e incluso pueden añadirse las tareas que dependen de cada rol.
En función a la representación visual
Vertical
Los datos se representan en forma de pirámide. En la cúspide de la pirámide se encuentran los directivos de la empresa o entidad más importantes, y abajo están los trabajadores con menos poder de toma de decisiones.
Horizontal
Se ordenan de izquierda a derecha. Los niveles de jerarquía se representan en forma de columna.
Circular
En el centro está la dirección y alrededor los demás miembros ocupando un puesto en base a su cargo y poder.
Mixto
Incluye elementos verticales y horizontales para completar las posibilidades de gratificación.
Consejos para crear un buen organigrama de empresa
Primero será esencial decidir cómo vas a realizar físicamente el organigrama de tu empresa, con un software, una herramienta online o una plantilla. Después, tendrás que decidir el diseño de este y la situación de cada uno de los trabajadores que van a estar en él. Porque cada organigrama es diferente, primero tendrás que decidir qué quieres reflejar en él.
A continuación te proporcionamos una lista de consideraciones que deberás poner en práctica para crear el organigrama de tu empresa.
Segmenta los departamentos
Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajos, deberás dividirla en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo. Analiza los puestos para saber qué grupo de trabajadores hará qué. También determinar qué funciones se realizarán de manera independiente y cuáles de manera conjunta. Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, asigna responsabilidades y tareas. Así podrás ver cuáles necesitan extenderse hacia arriba o hacia abajo en el organigrama (es decir, a subordinados y/o superiores).
Si sabes qué tareas tiene cada persona asignadas, te será más fácil detectar solapamientos o proyectos sin equipo suficiente, además de ayudarte a tener claras las responsabilidades de cada uno, lo que nos lleva al siguiente punto.
Planifica la cadena de mando
Saber cuál será la jerarquía de trabajo es una de las primeras cosas que tendrás que determinar para crear un organigrama. Ya que, en realidad, es lo que más reflejado se verá. Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador. Cuántos niveles de mando existen y por cuántas personas tienen que pasar qué tareas. También quién toma las decisiones y se encarga de gestionar a otros trabajadores y coordinar a más de uno.
No importa si en tu empresa no hay demasiados niveles de control, esta organización siempre ayudará al flujo de la comunicación y a la gestión de los Recursos Humanos. Asegúrate de que el puesto de los superiores y los subordinados están bien definidos. También es importante que el conjunto tenga sentido para con el funcionamiento de la actividad del negocio.
Para esto tendrás que ir de arriba a abajo, empezando por el CEO y siguiendo por el Director Ejecutivo y los responsables de los departamentos.
Decide la dependencia (o independencia) de los empleados
Esto es, el control que los trabajadores con mayor nivel de mando tengan sobre los empleados que están a su cargo, y cuántos son estos. También nos referimos a la libertad que el superior deje a sus subordinados.
Un organigrama permitirá a aquellos trabajadores que estén al mando a identificar tareas en curso y poder tomar decisiones. El poder conseguir los objetivos que la empresa se haya marcado dependerá de la magnitud y el alcance de las estrategias que se lleven a cabo. Estos podrán definirse teniendo todo esto en cuenta, si es que quieres que los KPI sean realistas).
Haz tu organigrama de empresa ilustrativo e intuitivo
Es cierto, los organigramas deben adaptarse a las condiciones y el contexto de cada empresa. Pero no por eso tiene que dejar de ser claro e intuitivo. Piensa que es una herramienta para facilitar procesos y mejorar la comunicación. Todo el mundo tiene que tener claro qué se ilustra en tu organigrama. Es imprescindible que todos los trabajadores estén representados. Así los nuevos empleados sabrán con quién trabajarán, qué responsabilidades dependen de ellos y cuáles serán sus posibilidades de promoción dentro de la empresa.
Por último, el tipo de organigrama y diseño que elijas para este tendrá que ir acorde con el tipo de empresa que tengas y los equipos que se hayan hecho en esta. Como hemos visto en apartados anteriores, hay muchos tipos de organigrama para empresas. Por ello es necesario identificar los distintos tipos y elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.
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Es importante recordar que, antes de crear un organigrama de empresa. Es necesario saber qué objetivo se tiene para realizarlo, ya que el contenido y el diseño dependiera de ello. Una vez lo tienes, la toma de decisiones mejorará muchísimo y la comunicación dentro de los equipos fluirá mejor que nunca.
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