¿Cuál crees que es la información más valiosa de una empresa? Podríamos decir que está vinculada a los procesos, clientes y, por supuesto, trabajadores. Tratándose de estos últimos, uno de los recursos más destacados es el legajo laboral. Pero ¿de qué se trata?
Aunque está claro que toda organización debería contar con este tipo de registro, muchas no saben cuál es su utilidad o la mejor forma de gestionarlo. Por eso, hoy vamos a explicarte qué es un legajo laboral, para qué sirve, qué tipos hay y qué alternativas tenés de automatizarlo.
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¿Qué es un legajo laboral?
El legajo laboral es un registro que contiene la documentación del trabajador en los distintos momentos de su ciclo de vida en la empresa. Desde el alta hasta la extinción de la relación laboral, ya sea por despido o renuncia.
Esta clase de registro suele contener información laboral, legal e impositiva acerca de cada uno de los empleados de la empresa. Se abre al concluir el proceso de reclutamiento y selección, es decir, cuando es elegido un colaborador para el puesto vacante. A partir de ahí las organizaciones comienzan a incorporar datos en este legajo y se va completando a medida que transcurre el vínculo laboral.
De alguna manera funciona como el “historial” de cada empleado dentro de la empresa. Por eso es tan importante crearlo, dado que acompaña con datos certeros todo el recorrido del trabajador en la compañía.
No hay un único modelo de legajo laboral. De hecho, la ley no establece ninguna regla clara al respecto. Por eso, más adelante veremos cómo automatizarlo. Pero antes, vamos a conocer qué establece la legislación sobre este tema.
¿Qué dice la ley argentina sobre el historial de los trabajadores?
La ley laboral argentina establece condiciones respecto al manejo de los datos y documentación de los empleados. El artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo Nº 20.744 (LCT) determina la obligación de los empleadores de crear y mantener actualizado el Libro Especial.
Este debe estar registrado y rubricado por la Autoridad de Aplicación en cuya jurisdicción se encuentre el establecimiento donde se desempeñan los trabajadores. Se trata de un registro legal que debe contener:
- Individualización actualizada del empleador.
- Nombre del trabajador.
- Estado civil.
- Fecha de ingreso y egreso.
- Remuneraciones asignadas y percibidas.
- Individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares.
- Demás datos que permitan una exacta evaluación de las obligaciones a su cargo.
Para la normativa, este Libro Especial u otros registros y planillas son elementos de contralor. ¿Qué quiere decir esto? Que sirven para determinar los derechos y las obligaciones de las partes que conforman la relación laboral. Pero también para que los organismos previsionales y de seguridad social puedan hacer el seguimiento y control adecuado.
Así, las autoridades administrativas como AFIP, ANSES, el Ministerio de Trabajo, Obras Sociales, o las autoridades judiciales pueden exigir este Libro Especial. Asimismo, la ley establece que “la falta de exhibición del libro, así como de registros, planillas u otros elementos de contralor será tenida como presunción a favor de las afirmaciones del trabajador sobre las circunstancias que debían constar en tales asientos”.
Es decir que en caso de conflicto legal con un trabajador, la falta de este registro podría desencadenar que el empleador esté en falta. Lo que podría dar lugar al pago de indemnizaciones. De ahí que para toda empresa sea tan importante crear un historial detallado del vínculo laboral con su personal.
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¿El Libro Especial y el legajo laboral son lo mismo?
El legajo laboral es un instrumento clave, pero no es el libro al que se refiere la ley. Sin embargo, se trata de una excelente herramienta para reunir toda la información de los trabajadores y luego trasladarla mucho más fácil a ese Libro Especial.
Además, debemos tener en cuenta que este registro que exige la legislación debe estar constantemente actualizado. Con lo cual, al crear un legajo laboral que contenga toda la información y documentación de tus trabajadores, podés centralizar todos los datos de tu personal en un solo lugar y luego distribuirlo a los registros que determina la ley.
Por otro lado, es importante considerar también que la norma laboral argentina data del año 1976. En muchos aspectos quedó atrasada en cuanto al uso y gestión de la información. Pero como no hay consenso para reformarla, en los últimos años mediante decretos y resoluciones especiales se incluyeron algunas modificaciones.
Tal es el caso de la Resolución Conjunta AFIP 3669 y Ministerio de Trabajo Nª 941/2014. A través de esta se implementó un libro similar al del artículo 52 de la LCT, denominado “Libro de Sueldos Digital”. Este contiene iguales e incluso mayores exigencias de información para los empleadores.
La clave de esta exigencia es que ya estamos hablando de un registro digital que por ley deben llevar las empresas. Con lo cual, para cumplir con la normativa en materia de trabajo, es clave mantener digitalizada y actualizada constantemente toda la documentación y datos de tu personal. El legajo laboral es una herramienta esencial para hacerlo.
¿Para qué sirve el legajo laboral?
En internet hay una frase que se dice mucho, pero no por eso pierde eficacia: la información es poder. En el caso del legajo de personal este funciona como un acopio de datos del trabajador y resulta fundamental para afrontar todo lo relacionado con autoridades administrativas y judiciales y procesos internos de la gestión de personal.
Así, está claro que el legajo laboral es un elemento básico en toda empresa. Este permite agrupar los datos de la relación laboral y la documentación que respalde la historia de ese vínculo de trabajo ante cualquier eventualidad, control o revisión que hagan las autoridades.
Porque dar de alta a un colaborador en Anses o AFIP es solo una parte de la tarea. Para cumplir con las disposiciones legales, el trabajador debe tener su propio legajo en la compañía. Ese es un resguardo ante conflictos o demandas. Además, como vimos antes, la ley exige llevar algún tipo de registro de la relación laboral y esta sería una manera de hacerlo.
La otra utilidad del legajo laboral se relaciona a los procesos internos. En toda empresa se maneja un gran volumen de datos. Para que esto no se transforme en un problema es necesario que estén perfectamente organizados. Así, todos sabrán dónde encontrar lo que necesitan para resolver sus tareas.
El legajo laboral es un instrumento clave tanto para RR.HH. como para los empleadores o jefes de equipo. Ya que ahí pueden seguir el historial de cada trabajador, entender su trayectoria en la empresa y tomar decisiones basadas en datos. Por ejemplo, para definir el periodo de vacaciones de un colaborador es necesario saber cuándo se tomó su descanso anual anterior o si se le adeudan días de otros años.
¿Qué tipos de legajos laborales hay?
Adentrándonos más en la creación de este registro, tenemos que hablar de los distintos tipos de legajos laborales que podés crear. Principalmente hay 3 categorías: legajo laboral de candidato, legajo laboral permanente y legajo laboral temporal. Vamos a conocer qué información incluir en cada caso.
Legajo laboral de candidato
Este legajo laboral consta de toda la información obtenida de la persona en el proceso de selección. Esta instancia suele tener varias etapas. En principio, el candidato envía su currículum, este puede ser el primer documento que forme parte del legajo.
Después será momento de la entrevista. En este punto, Recursos Humanos también puede ir recopilando esa información. Todo lo que la persona cuenta sobre su trayectoria profesional se agrega a su historial de candidato. De hecho, gracias a este registro es que RR.HH. puede tomar su decisión al final del proceso y elegir a quien ocupará el puesto vacante.
Cuando esto ocurre, el equipo de capital humano debe solicitar cierta documentación para dar de alta al trabajador en la empresa. Toda esa información es lo que constituye el legajo laboral del candidato.
Además, esos datos también son el punto de partida para que otros miembros de la empresa que no formaron parte del proceso de selección sepan quién es la persona que se está sumando al equipo. Por ello, el legajo debe ser accesible y fácil de compartir.
Esto no quiere decir que cualquier persona pueda consultarlo, pero sí los gerentes, líderes de su área, personal de RR.HH. y el propio trabajador, lo que también conocemos como portal del trabajador.
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Legajo laboral permanente
Se crea a partir de la contratación del candidato. Es decir, cuando este se transforma en trabajador de la empresa. Así, una vez establecido el vínculo se celebra el contrato de trabajo y este se transforma en uno de los documentos que forma parte del legajo laboral permanente.
Pero ¿qué debe incluir este registro? En principio, se detallan las condiciones laborales de ese nuevo colaborador. Como su nombre lo indica, este registro es el que acompañará al talento a lo largo de toda su trayectoria en la organización.
Por lo tanto, debe ser actualizado de manera constante cada vez que se produzca un nuevo hito en el viaje del colaborador dentro de la empresa. Es decir, ascensos, formaciones de las que participe, títulos que obtenga mientras esté trabajando para la compañía o la documentación que deba renovarse.
También puede ocurrir que el estado civil del trabajador cambie o, ahora que muchas empresas trabajan de forma remota, puede ser que un colaborador se mude a otra ciudad o país y esa información también debe constar en el legajo.
De esta manera, hablamos de registro permanente como toda la información del trabajador reunida en un mismo lugar y que se actualiza de manera constante.
Legajo laboral temporal
¿Qué debería incluir el legajo temporal? Lejos de verlo como un apartado diferente, el registro temporal se trata de todas aquellas circunstancias provisorias que afectan la vida laboral del trabajador. Por lo tanto, deben figurar en su historial. Hay algunos ejemplos muy concretos para entender de qué se trata:
- Licencia por enfermedad.
- Accidente laboral.
- Licencia por maternidad o paternidad.
- Periodo sabático.
- Viajes laborales.
- Asumir un cambio de puesto dentro de la empresa de forma temporal.
Todo esto debería constar en el legajo temporal. Aunque, como dijimos antes, no lo entenderíamos como un registro separado del legajo permanente, sino que también lo constituyen como tal.
¿Cómo automatizar el legajo laboral?
Al inicio de este artículo te dijimos que la ley de trabajo argentina no se actualiza hace tiempo. A través de resoluciones o decretos se incorporaron ciertas reformas, pero lo cierto es que algunas obligaciones y derechos laborales quedaron algo obsoletos.
Una de las cuestiones sobre las que la norma no se pronuncia es la relativa a la información sobre los trabajadores. Más allá de la elaboración de un libro con ciertos datos del personal, no hay indicaciones precisas sobre cómo crear este registro.
Eso abre un abanico de posibilidades. Por ejemplo, automatizar al máximo este proceso y crear un modelo de legajo laboral ágil y efectivo. Te explicamos cómo a continuación:
Gestor documental en la nube
Imaginá que tenés que estar rastreando la información de cada trabajador en innumerables carpetas en tu computadora. Una gestión tan simple como actualizar el domicilio del colaborador puede transformarse en horas frente a la pantalla.
Ahora pensá en la posibilidad de encontrar toda la documentación de cada persona de la empresa en un mismo lugar, perfectamente organizada, siempre disponible y fácil de compartir con otros miembros del equipo.
Eso es lo que hace un gestor documental en la nube. Básicamente, implica organizar y centralizar los documentos de tus empleados en un solo lugar. Fáciles de consultar y gestionar, lo que representa un ahorro de tiempo significativo.
Podríamos decir que esta es la primera parte de la automatización del modelo de legajo laboral perfecto. Veamos el siguiente paso.
Portal de empleado
El portal del empleado o portal del trabajador es una plataforma online donde RR.HH. reúne todos los datos de los trabajadores, gestiona las comunicaciones con estos y les brinda acceso para que ellos también puedan consultar su historial e incluso hacer actualizaciones.
Un ejemplo concreto que podés encontrar en Factorial es el registro de horas cada vez que el trabajador comienza su jornada laboral. Esto es fundamental para que el personal tenga mayor control sobre su tiempo diario en la empresa y también para que pueda llevar un registro más preciso al finalizar el mes.
Dado que esas horas deben verse reflejadas en el salario que perciba. Un recurso clave cuando tus trabajadores hacen horas extra o también si trabajan de forma remota o híbrida.
Además, el portal del empleado incorpora el gestor documental. Con lo cual, es una herramienta completa para agrupar toda la información del talento en un mismo lugar. Ya que los colaboradores podrán saber qué datos y documentos suyos conserva la empresa y consultar su recibo de sueldo o las condiciones de su contrato, entre otros aspectos.
Sin dudas, esta es la evolución del legajo laboral, en tanto, permite agilizar la administración de datos de cada trabajador. A su vez, es un recurso muy potente para que el talento también gestione su historial dentro de la empresa.
Software de RR.HH
Para hablar de la automatización definitiva del legajo laboral tenemos que referirnos al software de Recursos Humanos. Esta herramienta es un todo en uno, es decir que cuenta con numerosas funcionalidades. Todas ellas orientadas a facilitar las tareas del área de capital humano.
Esta herramienta te permite manejar el ciclo de vida completo del empleado y organizar todo ese gran volumen de información en un único espacio en la nube. Es decir que mantiene los datos totalmente seguros y respaldados. ¡Podés decirle adiós al extravío de documentos!
Con esto, el área de RR.HH no tiene que destinar horas de cada jornada a la búsqueda, manual de documentación o información. Lo que aumenta la productividad del equipo y rendimiento del equipo. Capital humano puede invertir el tiempo en tareas de mayor impacto dentro de la organización.
Además, el software de Recursos Humanos es una herramienta digital. Por lo tanto, la búsqueda, la consulta o el envío de información se puede automatizar. Algo que agiliza todavía más las tareas de esta área.
Como si esto fuera poco, digitalizar el legajo laboral ayuda a ahorrar costos. Ya que no tenés que gastar en papel, impresoras o cualquier otro elemento relacionado.
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Ahora sabes qué es un legajo laboral, para qué sirve, qué tipos hay y definitivamente conocés la forma de automatizarlo. Lo único que queda por delante es comenzar a implementar la solución adecuada para tu empresa.
La adopción de papel cero es una realidad en muchos países y todo indica que Argentina camina hacia ese lugar. Por lo tanto, no es necesario esperar a que la ley exija un historial digital detallado de cada trabajador. Ya podés comenzar a crearlo con la herramienta indicada.
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