La liquidación de sueldos es la operación que deben realizar los empleadores para calcular la remuneración de los trabajadores y proceder a su pago. Ahora bien, esto también puede considerarse un gasto para la compañía, por ello, debe quedar registrada en los libros contables. A esto se le llama contabilización de la nómina.
En esta guía práctica vas a aprender precisamente todo lo que debes tener en cuenta para realizar este proceso, el paso a paso para saber cómo se contabiliza el pago de la nómina y cómo la automatización de esta gestión puede ser una ventaja competitiva para tu negocio.
Tabla de contenidos
¿Qué es la contabilización de la nómina?
La contabilización de la nómina es el procedimiento que se realiza para registrar contablemente el pago de sueldos, jornales y salarios, así como las cargas patronales. Por eso, este proceso se lleva a cabo siempre después de la liquidación de sueldo.
Esto se debe a que el registro contable debe incluir la individualización de cada gasto o salida de dinero de la empresa. Por eso, incluye los egresos de la compañía por concepto de salarios, adicionales, contribuciones a la Seguridad Social a cargo del empleador y las retenciones que se deben aplicar sobre la remuneración de los empleados para los aportes a jubilación, al Instituto Nacional de Servicios Sociales para Jubilados y Pensionados (PAMI) y la obra social.
Bajo estos términos, la contabilización de la nómina es el seguimiento detallado del tiempo trabajado por el personal y el cálculo del pago correspondiente como contraprestación. Sin embargo, también es necesario registrar contablemente los impuestos retenidos sobre este gasto, cualquier tipo de pago adicional, así como las vacaciones, adelantos de sueldo, embargos que recaigan sobre el salario y prestaciones sociales que correspondan, como por ejemplo, el aguinaldo.
¿Qué dice la ley sobre la contabilización de la nómina?
Para hablar del aspecto legal sobre la contabilización de la nómina, debemos decir que se trata de una obligación sujeta a la Ley 26.994 del Código Civil y Comercial de la Nación. En su artículo 320, el Código establece: “Están obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios”.
Esto quiere decir, en principio, que toda empresa debe mantener un registro de sus movimientos económicos y financieros, básicamente, su contabilidad. ¿Dónde se registran estos movimientos? De acuerdo con esta ley se deben registrar en el Libro Diario, donde hay que detallar todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa que tienen efecto sobre el patrimonio. Esto se puede realizar individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes.
En cuanto al modo de llevar estos registros contables la ley aclara que deben detallarse las actividades, de modo que se permita la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. De esta forma, la contabilización de la nómina es el proceso de registrar el pago del sueldo de los trabajadores y las cargas patronales en el Libro Diario.
👉 Conocé qué es la liquidación laboral y cómo calcularla.
¿Cómo se contabiliza el pago de la nómina?
Ahora bien, una de las dudas frecuentes en torno a este tema es ¿cómo se contabiliza el pago de la nómina? Para dejarlo claro creamos un paso a paso con todas las indicaciones para que puedas crear este documento en tu empresa.
En principio, podés hacerlo en una planilla en Excel, aunque luego veremos que una de las opciones que está cobrando cada vez más fuerza es la automatización de la contabilización de la nómina. Esto quiere decir el uso de software especializado para gestionar las remuneraciones, herramienta que facilita tanto su liquidación, como su registro contable.
Más adelante vamos a detallar cuáles son las características de estos sistemas y por qué considerarlos para tu compañía. Ahora avancemos con el paso a paso sobre la contabilización de la nómina:
1- Liquidación de sueldos
El primer paso para contabilizar la nómina consiste en la liquidación de sueldos. No se puede iniciar este proceso sin tener los valores específicos que corresponden a cada rubro que se le debe pagar a los empleados y las contribuciones patronales.
En esta liquidación se deben contemplar todos los conceptos que se integran al salario, los cuales varían en cada caso. Por ejemplo, un trabajador que ingresó en 2018 a trabajar quizás recibe un pago adicional por antigüedad, mientras que alguien que trabaja hace solo unos meses en la empresa no recibe este dinero extra. Es importante tener en cuenta estas variables porque inciden en cómo contabilizar las incidencias en la nómina.
Además del sueldo básico, ¿qué otros conceptos se incluyen en el sueldo bruto? Eso depende de cada compañía y empleado, ya que hay convenios colectivos que determinan ciertos adicionales obligatorios. Por eso los rubros varían en cada sector, pero, en líneas generales los más usuales son:
- Horas extra.
- Antigüedad.
- Presentismo.
- Título universitario.
- Plus por productividad.
- Bonificaciones anuales.
- Comisiones por venta.
- Viáticos.
Además de esto, también se deben calcular las contribuciones del empleador, estos son los aportes a la Seguridad Social y otras cargas:
- Jubilación 16%.
- PAMI 2%.
- Obra Social 6%.
- Fondo Nacional de Empleo 1,5%.
- Seguro de Vida Obligatorio $78,36 por empleado.
- ART, en este caso la alícuota se acuerda con la empresa aseguradora.
Finalmente, se deben calcular las retenciones a los empleados:
- Jubilación 11%.
- PAMI 3%.
- Obra Social 3%.
Tanto las contribuciones del empleador como los aportes del personal e impuestos se calculan sobre el sueldo bruto.
2- Sueldos y jornales
Con la liquidación de sueldos lista, ahora es momento de comenzar a crear la contabilización de la nómina. Para ello, como dijimos antes, podés abrir una planilla en Excel y comenzar a volcar ahí algunos de los conceptos que figuran en dicha liquidación. El primero de ellos suele ser el de sueldos y jornales. En el idioma contable este concepto se transforma en cuenta dentro del registro en el Libro Diario.
Así, la cuenta sueldos y jornales se incorpora en el asiento contable e incluye el salario bruto del trabajador. Esta es una cuenta de pérdidas, en tanto ese dinero debe debitarse o restarse de los ingresos de la empresa. Se considera de esta forma porque es el costo a asumir por tener trabajadores a cargo. Por lo tanto, en la columna “Debe” se coloca el monto correspondiente al salario bruto del colaborador.
3- Contribuciones patronales
La contratación de empleados siempre supone el desafío de analizar el costo laboral estimado asociado a estos. Así, además de las remuneraciones brutas, tenés que abonar las cargas sociales a la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP). El objetivo de estas es garantizar que la población trabajadora reciba las prestaciones sociales básicas como jubilación, obra social, cobertura de accidentes o enfermedades laborales y licencias.
En este sentido, las cargas sociales se dividen en contribuciones y aportes, ambas son de carácter obligatorio y la Dirección General de Recursos de la Seguridad Social (DGRSS), dependiente de la AFIP, se encarga de recaudar los montos correspondientes y controlar que el empleador cumpla con esta obligación. De no asumir estas cargas al tener empleados registrados, las empresas tendrán que afrontar multas u otras sanciones más severas.
Ahora bien, enfocándonos en las contribuciones patronales, debemos tener en cuenta que actualmente suelen promediar en un 33% sobre la base salarial bruta. Si ya hiciste la liquidación de sueldos, entonces tenés calculado este ítem, ¿cómo sumarlo a la contabilización de la nómina? Muy sencillo, agregas la cuenta de contribuciones patronales debajo de sueldos y jornales, ya que también es una cuenta de pérdidas. En la columna “Debe” tenés que poner el monto que corresponda.
4- Sueldos a pagar
Mientras que la cuenta sueldos y jornales refleja el salario bruto del trabajador, la cuenta sueldos a pagar determina el salario neto o básico que en realidad recibe el empleado. Este se configura luego de las retenciones que se aplican sobre la remuneración del talento. Así, suponiendo que el personal tiene un sueldo bruto de $200.000 pesos, al retener el 17% correspondiente recibiría como neto $166.000 pesos.
Entonces, se crea una cuenta de pasivos correspondiente a los sueldos a pagar y en la columna “Haber” se incluyen los $166.000 del sueldo neto. Este es un pasivo, porque se trata de un compromiso u obligación contraída por la empresa. Para liquidarlo, se debe detallar en la contabilización de la nómina de qué forma se realizará. Por ejemplo, debajo de sueldos a pagar se suele incluir el banco en el que se depositará el pago del trabajador.
👉 Descubrí más sobre el pago a los trabajadores: estos son todos los tipos de remuneraciones que existen en Argentina.
5- Cargas sociales a pagar
Como vimos en el paso anterior, las cargas sociales que deben abonar las empresas al ente recaudador se dividen en contribuciones patronales y aportes del empleado. Precisamente, estas últimas son las retenciones que el empleador debe aplicar sobre la remuneración bruta del trabajador. Actualmente, el porcentaje de retención es del 17% sobre la base salarial bruta.
Claro que este cálculo se hace en la liquidación de sueldos. Para trasladarlo a la contabilización de la nómina, hay que sumarlo a las contribuciones del empleador. De esta forma, en lugar de incluir una cuenta solo para las retenciones, se suma el monto de este concepto al de los aportes patronales. Así, ese total se incorpora al asiento contable como una cuenta pasiva y su valor se debe ordenar en la columna “Haber”. En tanto, es una obligación o compromiso contraído por la empresa.
Debajo de la cuenta cargas sociales a pagar se suele incluir el banco desde el que se pagan estos aportes y se detalla a qué corresponde este egreso de dinero.
¿Qué es la automatización de la contabilización de la nómina?
Cada vez son más las empresas que incorporan sistemas y herramientas digitales en sus procesos de trabajo. Lo que puede aplicar tanto al área IT de la compañía, como a otros equipos, por ejemplo, Recursos Humanos o el departamento contable.
Precisamente, la automatización de la contabilización de la nómina es la posibilidad de digitalizar una gestión que involucra en cierta medida a dos áreas, RR.HH. y contabilidad. No siempre las empresas tienen ambos departamentos diferenciados, en Argentina es muy común que se integren los dos en un solo equipo.
En cualquier caso, automatizar la contabilización de la nómina plantea la posibilidad de implementar recursos tecnológicos para reducir las tareas manuales y repetitivas que se realizan al hacer el registro contable del pago de sueldos y jornales. Pero también es la oportunidad de gestionar por completo la nómina de tus empleados de forma 100% digital.
Esto va más allá de Excel. Es cierto que estas planillas digitales fueron, durante mucho tiempo, el principal instrumento de los departamentos contables y de capital humano. Aunque todavía son muy utilizados, lo cierto es que suponen una mayor dedicación a la carga de datos y realización de cálculos. Sumando a ello el riesgo de cometer más errores. Equivocar una sola cifra puede llevar a los profesionales del área a tener que comenzar desde cero, revisar todo el trabajo hecho y perder horas e incluso días en esta tarea.
Mientras que sumar herramientas digitales para la contabilización de la nómina implica automatizar prácticamente por completo esta gestión, reduciendo la intervención humana en un proceso que es netamente operativo.
Así, la automatización de la contabilización de la nómina es la suma de los procesos automatizados necesarios para eliminar o reducir la intervención humana en las tareas contables que describimos a lo largo de este artículo.
¿Por qué automatizar la contabilización de la nómina?
Imaginate que en lugar de ingresar de forma manual una por una cada cifra, código, cuenta y concepto podés contar con un software que con unos pocos comandos te despliegue el listado de opciones que estás buscando. Así, con algunos clics podés resolver la contabilización de nómina en mucho menos tiempo de lo que te lleva actualmente.
Asimismo, esta clase de sistema es fundamental en el tratamiento que se le da a los datos. Por lo general, incluyen funcionalidades para centralizar la información en un mismo lugar, de manera que puedas importar los datos de la liquidación de sueldos con unos pocos clics, sin necesidad de ir de un documento a otro en busca de los valores que necesitas para la contabilización. Esta es otra forma en que conseguís ahorrar tiempo.
Otra razón por la que es interesante automatizar la contabilización de la nómina es su eficiencia. No solo aumenta la productividad porque podés resolver todo en menos tiempo, sino que podés hacerlo mejor. Esto es, sin errores. Con solo algunas cifras el sistema se encarga de realizar los cálculos, las sumas y restas y entregar un resultado final con información precisa y fiable.
Ventajas de gestionar tu nómina con un software en la nube
Es la última semana del mes y empiezan los problemas. Tenés por delante la liquidación de sueldos y su contabilización. Si sos parte del equipo de RR.HH. o incluso del área contable, por más experiencia y conocimientos que tengas en el tema, el solo hecho de pensar en esta tarea te abruma. Y es lógico, son horas y horas tecleando números frente a la computadora.
Entonces, ¿cómo puede ayudarte la automatización de la contabilización de la nómina a resolver esta gestión? Si todavía tenés dudas, te contamos cuáles son sus ventajas clave:
- Agilidad. Un sistema automatizado te permite reducir el tiempo dedicado a liquidar la nómina y a registrarla en los asientos contables. Tené en cuenta que hay muchos cálculos a realizar y hacer uno por uno en decenas o cientos de nóminas puede ser una gran complicación. Al automatizarlo, el tiempo dedicado a esta actividad se reduce considerablemente.
- Productividad. Al reducir el tiempo y esfuerzo para realizar las tareas relacionadas a la nómina podés mejorar la productividad del área de RR.HH. y contable.
- Eficiencia. Con la automatización de la nómina se reducen los errores humanos y, por lo tanto, el tiempo que se invierte en resolverlos.
- Toma de decisiones. Automatizar la contabilización de la nómina te da acceso más rápido a la información. Además, estos datos son precisos, lo que te ayuda a tomar decisiones más adecuadas y de manera más ágil. Así, la capacidad de respuesta para resolver situaciones complejas o aprovechar oportunidades es más rápida.
- Implementación rápida. Automatizar la contabilización de la nómina es un proceso sencillo. Estos sistemas permiten integraciones con otras herramientas de manera que podés integrar tu software fácilmente con el sistema de nómina en la nube y así reunir toda la información en un mismo lugar rápidamente.
Automatizá el proceso de nómina con Factorial
¿Querés automatizar el proceso de nómina en tu empresa? El software de RR.HH. de Factorial te ayuda a gestionar todas las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se adecua a los requerimientos del equipo administrativo y de gestión de personal.
El objetivo de esta solución digital es reducir el tiempo destinado a las tareas operativas, para que tus equipos puedan dedicarse a aportar valor en las actividades más relevantes para la empresa. Eso incluye, por supuesto, pasar más tiempo tratando de entender las necesidades del talento para entregar una mejor experiencia.
