Firma digital y firma electrónica ¿son lo mismo? Desde ya te adelantamos que para la legislación argentina no lo son. De hecho, tienen funciones y alcances diferentes.
De todas formas, ambas son soluciones seguras y confiables que sirven para firmar cualquier tipo de documentación electrónica. La principal diferencia entre la firma digital y firma electrónica se da en la manera en que se obtiene cada una y su validez jurídica.
Si querés conocer el uso de la firma digital en RR.HH, es importante que sepas cuáles son las características de cada una. En este artículo vamos a explicar: qué es la firma digital, qué es la firma electrónica, qué dice la Ley de firma digital al respecto, cómo obtenerlas y de qué forma aplicarlas en el área de talento.
Tabla de contenidos
¿Qué es la firma digital?
De acuerdo con la Ley de firma digital Nº 25.506, la firma digital es “el resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose esta bajo su absoluto control”.
Se trata de una solución tecnológica que, mediante una serie de operaciones matemáticas, permite crear una huella o marca única y auténtica para añadir a un documento electrónico.
Asimismo, la ley aclara que esta firma debe poder ser verificada por terceras partes. Permitiendo identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma.
Esto es posible gracias al procedimiento que se realiza para obtenerla. Ya que algo clave a conocer sobre cómo realizar una firma digital es que hacerlo requiere información que solo el firmante puede saber y controlar.
Sumado a ello, la firma digital debe de pasar por un proceso de criptografía asimétrica. Esta técnica consiste en el uso de un par de claves únicas: una clave privada y una pública. Así, el documento que recibe la firma se valida con ambas claves.
Además, la firma digital incorpora la información completa del firmante. En tanto, incluye datos tales como nombre, apellido, DNI, fecha de nacimiento y vencimiento del certificado de firma.
Por otro lado, la normativa también establece que cuando la ley requiera una firma manuscrita, esa exigencia también queda satisfecha por una firma digital. Es decir que tiene la misma validez legal.
¿Qué es la firma electrónica?
Para poder entender la diferencia entre firma digital y electrónica es importante conocer en detalle ambos conceptos. Ahora es el caso de la firma electrónica ¿qué dice la ley al respecto? “Se entiende por firma electrónica al conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación”.
Esto quiere decir que la firma electrónica es un conjunto de datos digitales que acompaña información en el mismo formato. Sumado a ello, la Ley de firma digital establece que este tipo de rúbrica debe carecer de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital.
Más allá de esto, la firma electrónica permite que una persona física acredite su identidad mediante un medio electrónico. Lo que hace es dejar un registro de quién es el firmante y la fecha y hora en que se produce la firma.
Otra aclaración que hace la ley al respecto de la firma electrónica es que, en caso de ser desconocida, corresponde a la persona firmante acreditar su validez.
Una de las dudas frecuentes en torno a la firma electrónica es si tiene validez jurídica, la respuesta es sí, pero para esto debe cumplir los siguientes criterios:
- Acreditar la identidad de la persona que firma.
- Constatar que quien firmó el documento lo hizo por propia voluntad.
- Garantizar la inalterabilidad del documento tras su firma.
👉¡Decile adiós al papel! Conocé la solución de firma electrónica de Factorial.
¿Para qué sirve la firma digital?
La firma digital y electrónica llegaron para facilitar la digitalización de los negocios. En el caso concreto de la firma digital debemos destacar su nivel de seguridad que garantiza en el intercambio de información.
Al basarse en un método de encriptación con una clave privada y una pública y requerir ambas para validar un documento, esta firma es la principal opción en gestiones legales en las que se necesita un nivel de seguridad mayor. Ya que esta rúbrica cuenta con más de un factor de autenticación.
Esta característica la convierte en un instrumento esencial en determinados ámbitos, tales como:
- Escribanías. Entre otras cosas se usa para dar fe pública sobre documentos digitales.
- Empresas. Para las operaciones de exportación e importación o documentación impositiva.
- Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS). Mayormente se emplea para los contratos constitutivos, actas o firma de libros digitales de contabilidad.
- Justicia. Suele usarse para las notificaciones judiciales.
- Estado. Se utiliza sobre todo para la firma de expedientes administrativos.
- Plataforma Trámites a Distancia (TAD). La firma digital también puede usarse para la tramitación remota ante organismos públicos nacionales.
¿Dónde más se puede usar la firma digital? En realidad, sirve para firmar cualquier tipo de documento electrónico. Así, sus usos más comunes son: firma de declaraciones impositivas, operaciones bancarias, contratos a distancia o documentos de comercio exterior, entre otros.
¿Para qué sirve la firma electrónica?
De acuerdo con la Ley de firma digital la firma electrónica sirve para firmar certificados que no fueron emitidos por un Certificador Licenciado. Esto incluye:
- Aquellos certificados emitidos por una autoridad certificante extranjera, con excepción de las que se mencionan en el artículo 16 de la Ley Nº 25.506.
- Los certificados emitidos por un ente nacional, privado o público sin licencia.
- Certificados generados por el propio firmante con alguna aplicación informática.
Por otro lado, esta clase de firma es la más utilizada para:
- Documentación laboral, de ahí que el uso de la firma digital en RR.HH. esté más que justificado.
- Recepción de correspondencia.
- Remitos y órdenes de entrega en el área logística.
- Pólizas de siniestros en compañías de seguros.
¿Cuáles son las diferencias entre firma digital y firma electrónica?
Ahora que ya sabemos qué es la firma digital, qué es la firma electrónica y para qué sirve cada una, podemos identificar mucho más fácil en qué se diferencian.
Función
Como ya vimos algunos párrafos atrás, la firma digital es un conjunto de caracteres que se añaden al final de un documento para identificar a la persona firmante. Pero también para certificar la veracidad del documento. Es decir que no se centra solo en la identidad de quien firma, sino que además acredita la integridad del mensaje o documento en cuestión.
Por su parte, la firma electrónica cumple la función de acreditar la identidad de la persona que firma un documento.
Legalidad
Otra de las diferencias entre la firma digital y firma electrónica se da en el nivel de legalidad. Ambas tienen validez legal, pero sus alcances no son los mismos.
Por un lado, la firma digital equivale, en cuanto a sus efectos jurídicos, a la firma manuscrita. De esta forma, con el solo hecho de estar presente en un documento prueba la autoría e integridad de este.
La firma electrónica no tiene la misma validez legal que la digital. En tanto, es una representación de la firma manuscrita que no produce el mismo efecto. De hecho, para que sea jurídicamente válida, debe cumplir con ciertos requisitos que la firma digital no necesita.
No repudio
La firma digital no tiene que probar su autenticidad. Quien la denuncia como falsa debe demostrar que lo es. Esto quiere decir que la firma digital es irrepudiable.
Por su parte, en la firma electrónica es la persona firmante quien debe demostrar la autenticidad de la misma en caso de ser repudiada. Es decir que la carga probatoria recae sobre quien utiliza la firma electrónica.
Obtención
Otra de las diferencias entre firma digital y firma electrónica se relaciona a la forma de obtenerlas. Cualquier persona puede tener una firma digital, pero para eso quienes estén interesados deben recurrir a un certificador licenciado que se ocupe de otorgar los certificados a las autoridades de registro. A su vez, estas se encargarán de verificar la identidad de quien solicita la firma.
Así, para saber cómo realizar una firma digital, las personas humanas pueden dirigirse al sitio web Argentina.gob.ar, en el apartado Firma Digital y ahí optar por uno de sus dos servicios:
- Firma digital por Hardware con Token. Esta sirve para firmar todo tipo de documento.
- O firma digital Remota sin Token. Sirve únicamente para firmar digitalmente archivos en formato PDF.
Las personas jurídicas, es decir, empresas y otras organizaciones, pueden obtener la firma digital mediante uno de los certificadores licenciados.
En cambio, obtener la firma electrónica no requiere ningún procedimiento legal en particular. De hecho, hay varias opciones al momento de utilizar esta clase de firma:
- Firma biométrica. Este es un sistema de firma que permite identificar al firmante a través de la captura de parámetros característicos tales como la huella dactilar, el reconocimiento facial o el reconocimiento de firma.
- Foto de la firma en manuscrita. Este es un ejemplo del uso de la firma digital en RR.HH. En algunas circunstancias las empresas reciben esta clase de firma por parte de su personal.
- Uso de aplicaciones de firma electrónica. Otra alternativa para generar este tipo de firma es mediante una aplicación online.
¿Cuál es el uso de la firma digital en RR.HH.?
Hay mucho que se puede hacer con la firma digital o electrónica en Recursos Humanos. Por ejemplo, el envío masivo de documentos a varias personas al mismo tiempo como actualizaciones en las políticas de la empresa o reglamentos internos que requieren la firma de todo el personal.
Pero veamos qué otros usos se pueden hacer de esta herramienta en RR.HH.:
- Firma de contratos de trabajo.
- Hacer que el talento que se suma a la empresa firme toda la documentación del alta desde su casa.
- La firma de los recibos de sueldo o nómina todos los meses, algo que por ley es obligatorio.
- Facilitar la firma de los documentos vinculados a la prevención de riesgos laborales y sus respectivas actualizaciones.
- Agilizar la firma de acuerdos de confidencialidad.
- Garantizar la firma de las liquidaciones laborales.
- Hacer que el personal firme el control de acceso y horarios.
- Facilitar la firma del permiso de vacaciones y otras licencias.
👉Conocé más sobre las tareas y responsabilidades de Recursos Humanos en las empresas.
¿Cuáles son los beneficios de la firma digital y firma electrónica?
Más allá de entender para qué sirve la firma digital y firma electrónica, también es importante conocer sus beneficios. Esto te permite saber si esta es una solución que necesitas sumar en tu empresa.
Ahorrar tiempo
En todos los procesos y actividades de una empresa el ahorro de tiempo es importante. Tratándose de Recursos Humanos es clave. Desde Factorial siempre hablamos de lo fundamental que puede ser para esta área agilizar las gestiones. Esto le permite a los profesionales de RR.HH. dedicarle más tiempo al desarrollo y crecimiento del talento, que es lo que al final marca la diferencia en los resultados de un negocio.
La firma digital y electrónica implica un ahorro de tiempo porque, en principio, reduce las tareas manuales, al dejar de usar papel. Pero además, se ahorra tiempo al poder enviar documentos digitales y recibir la firma de los colaboradores en cualquier momento, sin importar dónde estén.
Así, por ejemplo, al dar de alta a un nuevo trabajador, podés enviar todos los documentos que tiene que firmar al mismo tiempo y este, desde su casa, podrá firmarlos electrónicamente y enviarlos de nuevo. Todo ello en cuestión de minutos. Una gestión que hasta hace pocos años implicaba la pérdida de varias horas. Ya que el nuevo trabajador tenía que trasladarse hasta la empresa para firmar la documentación.
Cuidar la experiencia del talento
La firma electrónica y digital facilita la interacción entre la empresa y los empleados. Esto se consigue simplificando gestiones que antes eran engorrosas para los trabajadores y que ahora pueden ser más ágiles gracias a la implementación de estas soluciones.
El personal puede firmar todo tipo de documentación necesaria en el día a día, desde cualquier lugar. Sin necesidad de trasladarse hasta la empresa, en caso de trabajo remoto o, sin moverse de su silla, en caso de trabajar en las instalaciones de la compañía.
Mejorar la gestión documental
Usar una solución de firma electrónica o digital va de la mano con la transformación digital de las empresas. Esto implica, como primera medida, digitalizar los procesos y uno de ellos, quizás el más importante, es la gestión documental.
Llevar la documentación a la nube te permite almacenar y organizar toda esta información de manera práctica. Así, vas a poder encontrarla y consultarla mucho más rápido. Lo que también ayuda a hacer más ágiles las tareas del área de RR.HH.
Aumentar la seguridad de la información
Otro de los beneficios de implementar la firma digital y firma electrónica es la seguridad. La primera con su método de encriptación garantiza que la firma de documentos sea 100% legal y segura.
La firma electrónica también cumple con altos estándares de seguridad. En tanto, para que sea válida debe alcanzar varios requisitos. Es decir que se reducen significativamente los riesgos de falsificación.
Sumado a ello, con estas firmas podés asegurar también la integridad de cada documento, junto con su información.
Reducir costos
Ambos tipos de firmas son clave para el ahorro de costos en las empresas. Ya que con ellas aumenta el uso de documentos digitales, reemplazando con estos al papel.
Además de lo anterior, hay otros gastos asociados a la compra de papel, como impresoras, sus respectivas reparaciones y otros insumos de oficina que se van sumando a la lista de gastos.
Ser una empresa más sustentable
Decirle adiós al papel es asumir la responsabilidad que toda organización tiene con el cuidado de los recursos naturales. Lo que a su vez representa un valor importante dentro de la cultura laboral.
Asimismo, ayuda a construir una imagen de empresa mucho más atractiva para los candidatos. Según las estadísticas reunidas por SmallBizGenius, el 80% de los líderes de Recursos Humanos dicen que el employer branding tiene un impacto significativo en su capacidad para atraer talento.
Precisamente, la sustentabilidad es uno de los valores más apreciados por el talento. Al punto tal que un estudio de Gallup reveló que el 71% de los trabajadores consideran el historial ambiental de una empresa al elegir empleador.
Incorporá la firma electrónica a los procesos de RR.HH. con Factorial
Está claro que la firma digital y firma electrónica son recursos esenciales para las empresas que buscan digitalizar sus procesos. En el caso de Recursos Humanos hay una herramienta que puede ayudarte a simplificar aún más las cosas, se trata de Factorial.
Nuestro software de RR.HH. ofrece la firma electrónica como una de sus funcionalidades. Es decir que se integra con el resto de características del sistema tales como el gestor documental. Así, podés tener todos tus documentos centralizados en un mismo lugar, enviarlos fácilmente y solicitar la firma electrónica con tan solo un clic.
✅Probá Factorial y digitalizá la gestión de talento en tu empresa.
