Un calendario de turnos de trabajo es una herramienta imprescindible para organizar el horario de los empleados de una empresa. Hoy vamos a contarte cómo crearlo y gestionarlo dentro de tu equipo.
Si bien en muchos casos todas las personas que trabajan en una compañía entran y salen a la misma hora, otro importante porcentaje de organizaciones deben operar de forma ininterrumpida. Esto quiere decir que cumplen una jornada de turnos rotativos para cubrir la actividad las 24 horas del día. Es en estas situaciones que el calendario se transforma en un recurso clave para organizar el horario de cada colaborador.
Hoy vamos a ver cómo hacer un calendario de turnos de trabajo, en qué consiste la gestión de turnos desde RR.HH. y cómo aprovechar el uso de una aplicación para crear turnos de trabajo.
Tabla de contenidos
¿Qué es un calendario de turnos de trabajo?
Un calendario de turnos de trabajo, también llamado cronograma, es una lista de días que contiene información relacionada a:
- Los distintos horarios laborales disponibles para el equipo, es decir, los turnos de trabajo que se realizan en las empresas. Por ejemplo: de 8:00 a 16:00 (mañana), de 16:00 a 00:00 (tarde) y de 00:00 a 8:00 (noche).
- Las personas que deben cumplir con estos horarios, es decir, los empleados.
- El lugar en el que deben efectuar ese trabajo. Ya sea el 100% en las instalaciones de la empresa, trabajo híbrido o teletrabajo.
- En ocasiones, dependiendo la complejidad de esta herramienta, se pueden sumar datos referidos a las tareas o responsabilidades durante el periodo de tiempo cubierto en el calendario.
De esta forma, el calendario de turnos de trabajo es una herramienta que proporciona una descripción clara y detallada del horario programado para los empleados en la empresa. Se puede configurar un calendario mensual, trimestral o incluso anual para que el personal conozca sus turnos con anticipación.
El objetivo de este recursos es crear un sistema de horarios rotativos simple de seguir y funcional, garantizando así que se cubran las horas asignadas y que, en todo momento, haya personal suficiente para mantener la actividad continua de la empresa.
Muchos tipos de negocios requieren un calendario de turnos de trabajo, entre ellos:
- Tiendas minoristas.
- Fábricas.
- Restaurantes y cafeterías.
- Call centers.
- Empresas con equipos de atención al cliente.
- Centros de salud.
Es decir, cualquier tipo de empresa que por su actividad necesite estar operativa las 24 horas y, por lo tanto, adopte el sistema de turnos rotativos.
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¿Por qué necesitás un calendario de turnos de trabajo en tu empresa?
Crear un calendario de turnos es esencial en las empresas que se manejan por el sistema de horarios rotativos, donde los trabajadores van alternando el turno que realizan.
Si bien hay muchos métodos a considerar para la gestión de turnos desde RR.HH. y, dependiendo del sistema utilizado podrás acceder a unas u otras ventajas, hoy en día cada vez más empresas están apostando por la automatización, lo que implica acceder a múltiples ventajas:
- Ahorrar tiempo. Olvidate de crear fórmulas, ingresar datos de forma manual o pasar horas copiando y editando plantillas. Con una aplicación para crear turnos de trabajo podés automatizar la gestión y ahorrar mucho tiempo en el proceso.
- Planificar el trabajo. Con un calendario de turnos podés tener mayor precisión sobre el personal disponible en cada momento en la empresa y distribuir el trabajo de manera uniforme a lo largo del día. Esto es clave para no sobrecargar al personal y contar con los empleados suficientes en las horas de mayor demanda.
- Aumentar la eficiencia. Un calendario de turnos de trabajo le da claridad al equipo sobre su horario laboral y sus responsabilidades. Así, pueden entender cuáles son sus recursos para aprovecharlos mejor y maximizar su productividad
- Administrar mejor el tiempo. Cuando el horario y las tareas están bien organizadas y la carga de trabajo es la adecuada en cada caso, el equipo puede cumplir mejor con los plazos y mejorar la administración de su tiempo.
- Mejorar la comunicación. Un calendario de turnos de trabajo es también una herramienta de comunicación. Porque le indica al equipo cuáles son los turnos disponibles en la empresa y cuáles le fueron asignados a lo largo del mes. Así, los trabajadores se mantienen al tanto sobre cuándo deben presentarse a trabajar y quiénes están disponibles en cada momento.
3 buenas prácticas para la gestión de turnos de trabajo desde RR.HH.
Esta es una gestión muy importante para los equipos de RR.HH. y siempre hay formas de optimizarla. Más allá de la herramienta que utilices, es fundamental aplicar las mejores prácticas para centrarte en las personas de tu equipo en este proceso. Las 3 principales son:
- Tomarse tiempo para entender al equipo. Asegurarse de tener a los trabajadores adecuados para el tipo de tareas, la cantidad de trabajo, la hora del día o el tipo de clientes es fundamental para el éxito de la empresa. Por eso, la primera buena práctica a considerar para crear turnos de trabajo eficientes es conocer a tu equipo.
- Conocer las preferencias del personal. Más allá de saber qué capacidades tiene tu personal, también es fundamental entender qué es lo prefiere en relación a su jornada laboral. Puede ser algo tan simple como pedirle a las nuevas contrataciones que indiquen su horario ideal.
- Establecer un buen sistema de comunicación. Otra buena práctica para la gestión de turnos de trabajo desde RR.HH. consiste en garantizar que el equipo esté bien informado sobre las actualizaciones o cambios recientes en la carga y horario de trabajo.
¿Cómo hacer un calendario de turnos de trabajo?
Si querés saber cómo hacer un calendario de turnos de trabajo a continuación te compartimos un paso a paso muy sencillo de implementar:
1- Dividir la jornada laboral en turnos
Lo primero que necesitás para hacer un calendario de turnos de trabajo es crear precisamente los turnos. Es decir, dividir la cantidad de horas que la empresa está operativa en los turnos que se necesiten.
Antes dijimos que uno de los ejemplos típicos consiste en dividir las 24 horas para crear 3 turnos de 8 horas cada uno. Esto depende mucho de lo que dicten las leyes laborales del país.
En Argentina, la Ley 11.544 de turnos rotativos no establece una distribución específica, pero sí fija límites a contemplar. La duración de la jornada laboral puede ser de un máximo de 8 horas diarias y 48 semanales.
Sin embargo, la ley también establece excepciones. Cuando el trabajo sea rotativo, la duración podrá superar las 8 horas diarias y las 48 semanales, distribuyendolas sobre un período de 3 semanas consecutivas, o sea un total de 144 horas, en 18 días laborables. El término medio del horario laboral dentro del ciclo no debe exceder de 8 por día o 48 semanales, sin que en ningún caso el trabajo semanal exceda de 56 horas.
Más allá de esto, el límite suele ser 8 horas, en ese caso, lo más común es crear 3 turnos:
- Mañana. Este puede ser de 6:00 a 14:00, de 7:00 a 15:00, de 8:00 a 16:00, de 9:00 a 17:00, etc.
- Tarde. Este inicia una vez finalizado el horario de la mañana, por ejemplo de 14:00 a 22:00, de 15:00 a 23:00, de 16:00 a 00:00, etc.
- Noche. Finalmente, el horario nocturno inicia una vez concluido el vespertino. Por ejemplo, de 22:00 a 6:00, de 23:00 a 7:00, de 00:00 a 8:00, etc.
2- Definir la cantidad de empleados
¿Sabés cuántos empleados necesitás en cada turno? Por supuesto que hay sectores en los que hay mayor demanda en determinadas horas. Más allá de que se trate de empresas donde el trabajo es continuo, hay momentos donde se requiere más personal para cubrir la demanda. Es importante siempre tener en cuenta este criterio para asignar el número de trabajadores adecuado en cada turno.
En ciertos momentos del día puede ser necesario aumentar la cantidad de personal y, por eso, algunos turnos requerirán una distribución diferente del trabajo. Por ejemplo, supongamos que en un restaurante los fines de semana la demanda es mayor al mediodía y a la noche. Entonces, en esos dos horarios se asignan más empleados, mientras que por la tarde se dejará un grupo más reducido.
En este caso, la gestión de turnos desde RR.HH. requiere tener un conocimiento profundo no solo de la cantidad de empleados disponibles para cada turno, sino además de la actividad diaria del negocio y sus objetivos. Es decir, tener una mirada más estratégica del personal, para que este realmente responda a las necesidades de la empresa.
3- Determinar las habilidades necesarias
No solo se trata de contar con la cantidad de trabajadores suficientes en cada turno, sino también de tener a los adecuados en cada caso. Todos los empleados son diferentes y cuentan con habilidades y competencias que los hacen idóneos para ciertas tareas, pero no para otras.
Al momento de hacer un calendario de turnos de trabajo también tenés que analizar con qué habilidades y competencias necesitás contar en cada momento del día. Por lo general, se recomienda que haya un empleado de primer nivel en cada turno, ya sea un líder de equipo o alguien que pueda tomar decisiones críticas si fuera necesario.
4- Diseñar el sistema de rotación
Otro punto importante al momento de crear un calendario de turnos de trabajo desde Recursos Humanos es el diseño del sistema de rotación. La modalidad de turnos rotativos se caracteriza por la movilidad, es decir, ningún trabajador queda fijo en un mismo horario. Aunque esto puede cambiar de empresa en empresa y en función de las necesidades del personal.
De cualquier forma, ya sea que algunos queden fijos en un mismo turno y otros vayan cambiando, es importante mantener la coherencia en el sistema de rotación. Recordá que tenés que garantizar el adecuado descanso a tu equipo y su desconexión. Precisamente, la Ley de Contrato de Trabajo (LCT) establece que entre el fin de una jornada y el comienzo de la otra debe haber una pausa mínima de 12 horas.
Una forma bastante común de organizar esto es asignar a un trabajador el turno de la mañana la primera semana del mes, el de tarde a la siguiente y el de noche en la tercera semana. Mientras que la cuarta volvería a hacer horario matutino, para comenzar el mes siguiente de tarde y así sucesivamente. Esto permite una adecuada rotación y garantiza la igualdad para todo el equipo, evitando favoritismos.
5- Trasladar todo esto a tu software de gestión de turnos
Ahora que tenés toda la información sobre los turnos de cada empleado en tu empresa solo necesitás trasladar esa información a tu software. En el caso de realizar la gestión de turnos con Factorial, podés hacerlo de la siguiente manera:
- Configurar los horarios que se deben cumplir en tu empresa.
- Asignar los turnos a cada colaborador semanalmente o a largo plazo.
- Notificar sobre los turnos publicados o modificados.
- Comparar los turnos planificados con los reales de cada trabajador.
- Visualizar los turnos programados y el personal disponible en cada caso. Podés filtrar empleados y sus turnos por equipos, por localización u oficina, e incluso por ausencias debido a licencias o vacaciones.
Lo mejor de esta herramienta es que tenés la posibilidad de hacer todas estas configuraciones mediante unos pocos clics, sin necesidad de ingresar datos, nombres o fechas de forma manual. Todo está automatizado para que puedas ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de esta gestión.
