Política de privacidad

Toda la información respecto a nuestra política de privacidad.

Última actualización: Mayo de 2024

A continuación, te informamos respecto al tratamiento de datos personales que realizamos en Factorial. Con esta política de privacidad queremos dar cumplimiento con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos ("RGPD") y con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, de 5 de julio de 2010, así como a cualquier legislación en materia de protección de datos que nos aplique a razón de los territorios en los que operamos (en adelante, la “Normativa de protección de datos aplicable”).

A día de hoy en Factorial tratamos los datos de distintas formas y con distintos tipos de relaciones: leads, clientes, usuarios web, usuarios de nuestra plataforma de RRHH. Es posible que algunos de estos apartados te apliquen por ser genéricos y que en otros solo tengas que consultar algunas de sus secciones. En caso de que así sea, solo tendrás que dirigirte al subapartado que te interese.

1. ¿Cuál es la información del Responsable del tratamiento y del Delegado de Protección de datos?

EVERYDAY SOFTWARE, S.L. una empresa española con domicilio en Carrer d'Àlaba, 61, 5-2, 08005 Barcelona, España y CIF B66854530 (en adelante, "Factorial HR" o "Factorial") se compromete a proteger tus datos personales. Esta política de privacidad (en adelante, la "Política de Privacidad") te informará de cómo cuidamos tus datos personales cuando interactúas con nuestro sitio web (en adelante, la “Web”), nuestra Plataforma (en adelante, la "Plataforma") o en el contexto de la prestación de nuestros servicios.

También nos gustaría informarte de que Factorial tiene una empresa constituida en México:

FACTORIAL HR SA de CV, una empresa mexicana con domicilio en Avenida Montes Urales, 530, COLONIA LOMAS DE CHAPULTEPEC III SECCION, DELEGACION MIGUEL HIDALGO, 11000 Ciudad de México y número RFC FHR2206232G7 (en adelante, "Factorial HR" o "Factorial") se compromete a proteger tus datos personales. Esta política de privacidad (en adelante, la "Política de Privacidad") te informará de cómo cuidamos tus datos personales cuando interactúas con nuestro sitio web (en adelante, la “Web”), nuestra Plataforma (en adelante, la "Plataforma") o en el contexto de la prestación de nuestros servicios.

Datos de contacto del responsable: correo electrónico (privacy@factorial.co)

Datos de contacto del DPO: correo electrónico (legal@borneo.io), dirección postal (Av. de Josep Tarradellas, 8-10, 5º 08029 Barcelona).

2. Servicios de la plataforma

El servicio principal de Factorial consiste en la provisión de una plataforma de gestión de RRHH basada en la nube que utilizan las organizaciones en su calidad de empleadores (en adelante, “Cliente” o "Clientes") para optimizar sus procesos de RRHH centralizando y digitalizando las tareas administrativas relacionadas con sus empleados o colaboradores (en adelante, los "Usuarios Finales").

En este contexto, Factorial trata tus datos personales en calidad de encargado del tratamiento. Debido a la naturaleza de nuestro negocio, Factorial no tiene una relación directa con los usuarios o interesados de los datos. Tratamos exclusivamente los datos personales del Usuario Final en nombre de nuestros Clientes y de acuerdo con sus instrucciones. Por lo tanto, si eres un empleado/colaborador que utiliza nuestra Plataforma como usuario, te informamos que actuamos únicamente como encargados del tratamiento de tus datos. Nuestros Clientes deciden los fines para los que se utiliza nuestra Plataforma, así como los medios que utilizan para la recogida y tratamiento de los datos según la magnitud de las funciones de nuestra Plataforma, y cualquier tratamiento adicional sobre los mismos.

Ejemplos:

Si eres Usuario Final de la Plataforma y quieres acceder a determinada información debes acudir a tu empleador. Factorial no puede darte acceso a dicha información, salvo que expresamente nos lo solicite el Cliente o un organismo con autoridad suficiente.
Por otra parte, en el caso de aquellos empleados del Cliente o terceros (como sus profesionales autónomos, candidatos en procesos de selección, ex trabajadores, etc.) que quieran comunicar una situación a través del canal interno de información que ofrecemos a nuestros Clientes y no opten por el anonimato, Factorial será el encargado del tratamiento de los datos personales introducidos a través de dicho canal, siendo el Cliente quien decide los fines para los que se utiliza dicho canal.

Los sujetos cuyos datos personales tratamos en este contexto se refieren a los Usuarios Finales de la Plataforma. Alternativamente, con el uso de la Plataforma podemos llegar a tratar los datos de individuos cuyos datos son suministrados por los propios Usuarios Finales de la Plataforma.

Las categorías de los datos personales que pueden ser introducidas en la Plataforma forman pueden ser de los siguientes tipos:

Información de identificación directa (por ejemplo, nombre, dirección de correo electrónico, teléfono).
Información de identificación indirecta (por ejemplo, cargo, sexo, fecha de nacimiento, ID de usuario).
Información de carácter laboral (currículum, contrato de trabajo, oferta de trabajo, revisiones del desempeño, etc.).
Información económica (cuenta bancaria, entidad bancaria, nóminas, etc.).
Datos de identificación de dispositivos y datos de tráfico (por ejemplo, direcciones IP, direcciones MAC, registros web).
Cualquier dato personal suministrado por los Usuarios Finales de la Plataforma.
Cualquier dato personal contenido en un documento facilitado por los Usuarios Finales y/o el Cliente.

Si decides acceder a nuestra Plataforma a través de la página web mediante la herramienta de inicio de sesión de Google, Okta o Microsoft Azure, estas compañías compartirán con nosotros tu nombre completo, tu dirección de correo electrónico, tus preferencias de idioma y tu foto de perfil con fines de autenticación. Los datos son transmitidos con la finalidad indicada de inicio de sesión y respetando en todo momento la configuración que el usuario haya determinado por su cuenta con Google.

En cuanto a los tipos de operaciones del tratamiento, las mismas pueden variar desde la recogida o registro de tus datos dentro de la Plataforma, como su organización o estructuración, almacenamiento, conservación y, en última instancia, una vez terminada la relación, su supresión y destrucción definitiva bajo petición del Cliente.

En caso de tener acceso a nuestra lista actual de subencargados puede consultar nuestro Contrato de Encargo del tratamiento la lista actualizada de sub-encargados o directamente enviando un mensaje a privacy@factorial.co.

Para la concreta funcionalidad de geolocalización informamos al interesado de que Factorial trabaja con el servicio de Google Maps. En este sentido informamos a nuestros Usuarios Finales que pueden acceder a las Condiciones de protección de datos de dicho responsable independiente en: https://cloud.google.com/maps-platform/terms/maps-controller-terms.

En el caso de que nuestros Clientes deseen utilizar alguna de las integraciones que ofrecemos con nuestra Plataforma para complementar distintas funcionalidades deberán aceptar los respectivos términos y condiciones y política de privacidad de dichos proveedores, y los datos se tratarán para las finalidades determinadas en dichas políticas.

Tal y como ya hemos comentado, desde Factorial no tratamos tus datos personales para nuestros propios fines. Es posible que procesemos información de uso y analítica, así como datos financieros, estadísticos y agregados de la Plataforma. De toda esta información, pueden haber determinados datos derivados de datos personales. Siempre que vayamos a utilizar alguno de estos datos para la mejora y el desarrollo posterior de nuestros productos y/o servicios lo haremos únicamente si están anonimizados. Ten en cuenta que este tratamiento no es lo mismo que el uso de cookies analíticas, las cuales, como usuario de nuestra web o Plataforma, podrás autorizar o denegar libremente en el primer momento que accedas.

En este contexto, una vez termine la prestación de los servicios de tratamiento desde Factorial, por defecto, conservaremos los datos bloqueados en un sistema S3 durante doce (12) meses. Recomendamos a nuestros Clientes que aprovechen para extraer toda la información de la Plataforma, dado que tras dicho periodo destruiremos definitivamente tus datos, salvo que el Cliente expresamente ya solicite la supresión definitiva dentro de este periodo.

Por último, es posible que utilicemos dispositivos de rastreo que nos pueden permitir recabar datos de uso o metadatos de la Plataforma. Estos datos de uso nos permiten analizar el funcionamiento de la Plataforma cuando nuestros usuarios interactúan con nuestras diferentes funcionalidades y detectar posibles errores o incidentes para tratar de enmendarlos desde un punto de vista técnico. No obstante, el uso de estos dispositivos con fines analíticos se someterá al consentimiento de los Usuarios Finales en un primer acceso y podrá configurarse su aceptación en cualquier momento posterior, de acuerdo con lo que informamos a través de la Política de cookies de la Plataforma (disponible en todo momento una vez accedes a través del apartado de ”Preferencias” de tu cuenta de usuario).

3. ¿Qué datos personales tratamos?

No todos los datos que detallamos en este apartado aplican para cualquier tratamiento. Para poder consultar la tipología de datos exacta que aplica a cada tratamiento y su origen rogamos que revises complementariamente éste y el siguiente apartado, sobre finalidades y bases de legitimación.

De forma general, con el fin de poder proporcionar nuestros diferentes servicios recogemos los siguientes datos personales:

Datos de nuestros leads y/o usuarios web

Si estás en nuestra base de datos de Factorial es posible que hayamos recibido los siguientes datos sobre ti:

Datos identificativos y datos de contacto de carácter profesional: Tales como nombre y apellido, email y teléfono corporativos, tratamiento, nombre de usuario de la correspondiente red social, cargo y organización a la que perteneces, así como tamaño y sector de la organización y país.
Datos de navegación, de tráfico y/o metadatos: Dirección IP, datos de comportamiento a través de nuestra web (siempre que hayas consentido).
Datos sobre las preferencias y necesidades de tu organización: Consiste en aquella información proporcionada directamente por ti sobre qué aplicaciones de Factorial te pueden interesar, así como la información deducida por Factorial sobre el comportamiento del lead o usuario con respecto a los contenidos y sitios web de Factorial y las preferencias y necesidades que pueda tener la organización de la que formas parte.

Nos proporcionas dichos datos directamente a través de formularios como los de contacto directo, solicitud de una demo, de asistencia a eventos, ferias empresariales y/o webinars o formularios de solicitud de materiales y/o contenidos digitales ofrecidos por Factorial, entre otros.

A pesar de lo anterior, es posible que también recabemos tus datos a través de terceros proveedores con los que Factorial mantenga una relación contractual o a través de redes sociales y plataformas similares, tales como Linkedin.

Para todos estos casos, desde Factorial tratamos de garantizar que dichos proveedores recaben los consentimientos correctamente o que dispongan de las evaluaciones pertinentes y si disponen de medidas de protección adecuadas.

Datos de nuestros clientes

Una vez exista un contrato entre Factorial y sus Clientes, como representante de tu organización o punto de contacto, podremos haber recibido los siguientes datos para el buen fin de la relación contractual:

Datos identificativos y de contacto: Nombre y apellido, email y teléfono corporativos, cargo y organización a la que perteneces, así como tamaño y sector de la organización y país.
Datos de comportamiento: Desde Factorial utilizaremos tus datos de comportamiento como Cliente en las interacciones con nosotros o en el contexto de la prestación de nuestros servicios.

Los Clientes nos proporcionan dichos datos directamente o a través del respectivo acuerdo contractual o fruto de los contactos entre Factorial y tu organización.

Datos de menores

Factorial ofrece un servicio B2B a organizaciones, dirigido y pensado para ser utilizado por adultos. Los servicios de Factorial no van dirigidos a tratar datos personales de menores sin capacidad legal para contratar ni trabajar. Nuestros servicios van enfocados a la gestión de recursos humanos en el contexto de una organización. En este sentido, no autorizamos a personas menores de edad o sin capacidad legal para contratar a crear una cuenta en nuestra Plataforma o solicitar nuestros servicios. En caso de que advirtamos que un menor de edad sin capacidad legal para contratar quiera utilizar nuestra Plataforma nos reservaríamos el derecho a cancelar la misma, a suprimir inmediatamente dichos datos de nuestros sistemas y llevar a cabo cuantas acciones legales consideremos adecuadas, entre otras medidas oportunas.

4. ¿Cuáles son las finalidades y bases legítimas por las que tratamos los datos?

Para poder darte esta información de una forma clara y lo más entendible posible, en este apartado queremos dividir las finalidades por las que podemos tratar tus datos en función del grupo de interesados del que formes parte, así como por bases de legitimación dentro de cada grupo de interesados:

Leads y/o usuarios:

Tratamos tus datos como lead o usuario de la web para las siguientes finalidades:

a. Las siguientes finalidades del tratamiento se llevan a cabo en base a tu consentimiento:

Queremos destacar que en relación a estas finalidades tendrás derecho a retirar tu consentimiento en todo momento.

Contactarte con fines comerciales a través de diferentes canales (tanto online como físicamente), así como remitirle comunicaciones comerciales personalizadas. En caso de que no hayamos obtenido tus datos de contacto directamente de ti, tendrás derecho a que te informemos, entre otros aspectos, del origen desde el que hemos obtenido dichos datos. Por ejemplo, a partir de un formulario online de contacto, de la base de datos de un tercer proveedor, así como a través de webinars, ferias, conferencias o eventos similares a los que hayas asistido y en los que se recaben tus datos de contacto legítimamente.

Datos tratados: Nombre y apellidos, teléfono y dirección de correo electrónico corporativos, tratamiento, cargo, nombre y/o sector de la organización.

Para la gestión de tu participación a alguna de nuestras acciones promocionales, eventos, cursos y/o webinars; y, en caso de ser necesario, comunicarte cualquier actualización sobre dichas acciones.

Datos tratados: Nombre y apellidos, teléfono y dirección de correo electrónico corporativos, cargo, nombre, sector y/o tamaño de la organización.

Comunicaremos tus datos identificativos y de contacto profesional a terceros colaboradores con los que realicemos acciones promocionales conjuntas, siempre que nos hayas dado tu consentimiento específico.

Datos tratados: Nombre y apellidos, teléfono y dirección de correo electrónico corporativos, cargo y en ocasiones, nombre, sector y/o tamaño de la organización.

En ocasiones, estos eventos, cursos y/o webinars los gestionamos en colaboración con otras organizaciones o actuando en calidad de promotores. De manera que en dichas situaciones podremos comunicar aquellos datos personales que nos hayas proporcionado. En estos casos, te solicitaremos el consentimiento previamente para comunicarlos a estos terceros para finalidades comerciales propias, tales como el envío de información y contenidos relacionados con sus productos y/o servicios. Estos terceros colaboradores dispondrán de sus propias políticas de privacidad y podrás obtener más información sobre el tratamiento de tus datos que estarán bajo su responsabilidad. Para más información, en relación con posibles comunicaciones de tus datos con terceros puedes contactarnos a través de privacy@factorial.co.

Entregarte alguno de nuestros recursos disponibles a través de nuestros sitios web.

Datos tratados: Nombre y apellidos, dirección de correo electrónico corporativa, nombre y tamaño de la organización.

Analizar tu comportamiento en nuestros sitios web para entender tus preferencias en cuanto a nuestros productos, contenidos y/o servicios a través de cookies y otros dispositivos de rastreo. Para más información puedes dirigirte a nuestra Política de cookies.

Datos tratados:

(a) Datos de navegación, de tráfico y/o metadatos: Dirección IP, datos de comportamiento a través de nuestra web obtenidos a partir del uso de cookies.

(b) Datos sobre preferencias y necesidades de tu organización: Consiste en aquella información proporcionada directamente por ti sobre qué funcionalidades de Factorial te pueden interesar, así como la información deducida por Factorial sobre las preferencias y necesidades que pueda tener la organización de la que formas parte.

Grabar las reuniones mantenidas con el fin de mejorar la experiencia en el proceso de ventas.

Datos tratados: Nombre y apellido, nombre de usuario, Imagen y voz, idioma para comunicarse.

Cada vez que asistas a una videollamada con nuestros equipos Ventas y la llamada sea grabada tendremos en cuenta haber recabado previamente tu consentimiento.

b. Las siguientes finalidades del tratamiento se llevan a cabo en base a la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de éste de medidas precontractuales:

Finalización de acuerdos: En caso de avanzar en la relación comercial con el lead o potencial cliente, te remitiremos una propuesta económica adaptada a las necesidades de tu organización.

Datos tratados: tratamiento, cargo, nombre y/o sector de la organización, funcionalidades de nuestra plataforma que hayas seleccionado.

Gestionar tu solicitud para empezar a utilizar una cuenta de prueba gratuita o free trial sobre alguno de nuestros productos o para atender y gestionar posteriores solicitudes en relación a dicha cuenta de prueba, tales como ampliación de plazo o cambios en la configuración de la cuenta.

Datos tratados: nombre y apellidos, cargo, email y teléfono corporativos, nombre, sector y tamaño de la organización y funcionalidades de nuestra plataforma que hayas seleccionado.

c. Las siguientes finalidades del tratamiento se llevan a cabo en base a nuestro interés legítimo:

Impactarte con comunicaciones publicitarias personalizadas sobre nuestros productos y servicios, así como contenidos u otra información relevante, a través de diferentes canales en base a un perfil comercial básico sobre ti y tu organización.

Datos tratados: tratamiento, cargo, nombre y apellidos, tamaño, nombre y/o sector de la organización, interacciones con productos o contenidos de nuestros sitios web (siempre que hayas consentido el uso de nuestras cookies), funcionalidades de interés de nuestra plataforma que hayas seleccionado.

Siempre que tengamos tu consentimiento para recibir comunicaciones publicitarias exclusivas o personalizadas, las comunicaciones podrán ser remitidas en base al perfil generado a partir de los datos descritos y de acuerdo con las características detalladas en esta política de privacidad.

Además de por correo electrónico, desde Factorial nos comunicaremos contigo con fines de publicidad a través de diferentes canales online. Entre estas otras formas de comunicación están el SMS, aplicaciones o plataformas de mensajería instantánea y, en especial, el uso de redes sociales o plataformas de terceros.

Desde Factorial tratamos de utilizar todos estos canales de la mejor forma posible y en cumplimiento de los principios de protección de datos. En este contexto, tus datos serán compartidos siempre con las respectivas garantías de confidencialidad y de seguridad de los datos.

En relación a la utilización de los canales ofrecidos por las redes sociales o plataformas generalmente, para poder utilizarlos, deberemos entregar una serie de datos necesarios y suficientes, tales como: nombre, país, dirección de correo electrónico y teléfono corporativos. Previo a compartir tus datos con dichas plataformas o redes sociales se aplicará un cifrado sobre tus datos mediante herramientas proporcionadas por estas mismas. De este modo, únicamente la red social o plataforma podrá verificar que haya una coincidencia con alguno de sus usuarios. Es decir, una vez remitamos estos datos, automáticamente la red social o plataforma asignará un código de cifrado para evitar que podamos identificar a los usuarios y solo después de entonces comprobará si hay algún usuario que coincida en su comunidad.

Las plataformas con las que nos interesa colaborar son aquellas en las que podemos realizar un impacto útil sobre nuestros leads profesionales. Cada plataforma tendrá su propio modo de llamarlo, pero estos métodos de generar audiencias suelen conocerse como custom audiences, matched audiences o audiencias personalizadas. Por defecto, en el contexto de estas plataformas o redes sociales, únicamente aplicaremos audiencias customizadas con un único segmento fijado por parte de Factorial, que será en función de las funcionalidades preferidas indicadas por el propio lead o con la finalidad de que no recibas más publicidad relacionada con Factorial (es decir, para excluirte de recibir nuestros anuncios y no sobrecargarte con información comercial).

Factorial no tiene acceso a los datos de estas redes sociales o plataformas. Tus datos de usuario de la red social no nos son compartidos en ningún momento. Simplemente tendremos acceso a información estadística relacionada con la base de datos que hayamos entregado. En este sentido, la red social o plataforma no nos permite comunicarnos directamente contigo. En caso de que tengas una cuenta de usuario en dicha red social o plataforma se te mostrarán comunicaciones publicitarias dentro de la propia red social.

Adicionalmente, desde Factorial también podemos aplicar lo que se suele llamar lookalike audiences o audiencias similares. Estas actividades consisten en que las plataformas o redes sociales muestren información publicitaria a terceros usuarios con perfiles similares a los usuarios de Factorial. Es decir, estas plataformas determinarán que tienes gustos o preferencias similares a nuestros usuarios y te mostrarán contenido promocional de Factorial por considerar que podría interesarte.

A pesar de lo anterior, queremos dejarte claro que prevalecerá la configuración de privacidad que tengas en dichas plataformas o redes sociales. Pese a que hubieras consentido recibir comunicaciones publicitarias por parte de Factorial, si has restringido los permisos de privacidad de tu perfil a través de la respectiva red social o plataforma no podremos llevar a cabo estas actividades. En caso de que desees restringir las configuraciones de privacidad de tu perfil de usuario te aconsejamos que consultes directamente las condiciones y las políticas de privacidad vigentes de dichas plataformas o redes sociales.

Si lo que deseas es recibir comunicaciones publicitarias no personalizadas y, por tanto, que no tratemos tus datos para llevar a cabo estas actividades publicitarias con redes sociales puedes oponerte dirigiendo tu petición directamente a privacy@factorial.co y atenderemos tu solicitud.

El interés legítimo de Factorial en relación con el uso que hacemos de estos servicios publicitarios en redes sociales u otras plataformas consiste en nuestra intención de mejorar nuestra estrategia de comunicación publicitaria con nuestros leads profesionales y asegurar de que reciben información que realmente sea de interés según el tipo de organización de la que formen parte. El beneficio que ello nos genera es el de aumentar el alcance de conocimiento de nuestros productos y servicios, así como la contratación de nuestros servicios -en caso de terminar haciéndose ésta efectiva-. El beneficio para ti como interesado es disponer de información sobre plataformas de gestión de recursos humanos, así como productos y servicios relacionados que puedan ser de interés para la organización de la que formas parte.

Por último, ten en cuenta que en ocasiones puedes llegar a ver publicidad de Factorial en alguna red social sin que les hayamos compartido ningún dato personal tuyo previamente. En estos casos, es la misma plataforma o red social la que te muestra publicidad según sus propios criterios y Factorial no estará interviniendo. La visualización de esta publicidad dependerá exclusivamente de cómo hayas configurado tu perfil de usuario en dicha plataforma o red social.

Scoring básico en base a un conjunto de segmentos preestablecidos.

Datos tratados: Posición, número de empleados en la organización (por rangos), sector y país/región de la organización, funcionalidades de interés de nuestra plataforma, procedencia del lead, interacción con nuestros contenidos y sitios web (por ejemplo, uso de freebies, descarga de contenidos, campañas de marketing en las que hayas participado, interacción con nuestras comunicaciones, última fecha de participación en una demo, o última fecha de firma con Factorial, si es el caso).

Desde Factorial utilizamos una serie de modelos algorítmicos que nos permiten:

(1) personalizar mejor nuestro trato y las comunicaciones comerciales con el lead; y

(2) determinar el segmento o score del lead. Ello nos permitirá seguir una estrategia comercial con respecto al mismo e incorporarlo en determinadas secuencias de trato personalizadas y predefinidas. Con este fin, te ofreceremos aquellos productos o servicios que consideremos que pueden ser de tu mayor interés.

Más concretamente, estas secuencias pueden comportar que, siempre que el lead haya consentido, reciba comunicaciones personalizadas según los intereses mostrados o según características propias de la organización a la que pertenece (tamaño, sector, país, etc.).

La determinación de estas secuencias personalizadas se obtiene gracias a una serie de cálculos a partir de un modelo o patrón predictivo. Con el fin de mejorar estos modelos o patrones predictivos proporcionamos los mencionados datos para su entrenamiento y mejora. De este modo, optimizamos las reglas de dichas secuencias o perfiles predefinidos a los que se te haya asignado. Al final, podremos seguir ofreciendo un trato personalizado al lead y que nos permita saber qué características de nuestros productos o servicios debemos destacarle para generar mayor interés.

Tienes derecho a oponerte a esta finalidad en cualquier momento. Bajo ningún concepto la oposición a este tratamiento empeora o condiciona tu relación comercial con Factorial. Si únicamente te opones a esta finalidad y continuamos teniendo tu consentimiento para remitirte comunicaciones publicitarias o comerciales seguiremos ofreciéndote nuestros productos o servicios, pero de una forma más genérica.

Ponernos en contacto contigo y fijar juntos una fecha para realizar una demostración de la Plataforma. En caso de solicitar una demostración de la Plataforma podremos tratar tus datos para remitirte una convocatoria de forma automática en función de la disponibilidad más próxima de cualquiera de nuestros agentes. En caso de avanzar en la negociación y llegar a un acuerdo en la relación comercial, remitirte una propuesta económica adaptada a las necesidades de tu organización y firmar el respectivo contrato.

Datos tratados: Nombre y apellidos, teléfono y/o dirección de correo electrónico corporativos, tratamiento, cargo, nombre y/o sector de la organización, datos derivados de las reuniones, poderes de representación y datos de contacto como representante legal (en el contrato en caso de firma).

El interés legítimo de Factorial en relación con estos contactos se ampara en el poder contactarte para ofrecer o promocionar nuestros productos y servicios de acuerdo con el posible interés que tenga tu organización de iniciar o mantener una relación comercial o de tipo similar con Factorial. El beneficio que ello nos genera es el de aumentar el alcance de conocimiento de nuestros productos y servicios, así como la venta -en caso de terminar haciéndose efectiva-. El beneficio para ti como interesado es disponer de información sobre nuestra plataforma de gestión de recursos humanos, así como de productos y servicios relacionados que puedan ser de interés para la organización de la que formas parte.

Clientes:

Tratamos tus datos como contacto profesional de los clientes de Factorial para las siguientes finalidades:

a. Las siguientes finalidades del tratamiento se llevan a cabo en base a tu consentimiento:

Queremos destacar que en relación a estas finalidades tendrás derecho a retirar tu consentimiento en todo momento.

Para la gestión de tu participación a alguna de nuestras acciones promocionales, eventos, cursos y/o webinars; y, en caso de ser necesario, comunicarte cualquier actualización sobre dichas acciones.

Datos tratados: Nombre y apellidos, teléfono y dirección de correo electrónico corporativos, cargo, nombre, sector y/o tamaño de la organización.

Analizar tu comportamiento en nuestra Plataforma para entender tus preferencias en cuanto a nuestros productos, contenidos y/o servicios a través de cookies y otros dispositivos de rastreo similares. Para más información puedes dirigirte a nuestra Política de cookies.

Datos tratados:

(a) Datos de navegación, de tráfico y/o metadatos: Dirección IP, datos de comportamiento obtenidos a partir del uso de cookies y otros dispositivos.

(b) Datos sobre preferencias y necesidades de tu organización: Consiste en aquella información proporcionada directamente por ti sobre qué funcionalidades de Factorial te interesan, así como la información deducida por Factorial sobre las preferencias y necesidades que pueda tener la organización de la que formas parte.

Gestionar y mantener el desarrollo de la relación contractual con el Cliente:

Datos tratados: Nombre y apellidos, email y teléfono corporativos, datos de contratación, datos financieros de la organización, datos y metadatos de uso de plataforma, voz e imagen (en caso de mantener videoconferencias) y resto datos derivados de las comunicaciones mantenidas con el interesado.

En este contexto, desde Factorial llevaremos a cabo varias actividades del tratamiento enfocadas a prestar un servicio durante todo el ciclo de vida de la prestación de servicios y a establecer una buena comunicación con los usuarios administradores de la cuenta del Cliente y/o resto de usuarios que soliciten asistencia. Estas pueden ir desde la asistencia en la carga de información y apoyo iniciales a los usuarios administradores que van a utilizar la Plataforma, como el envío de ofertas sobre nuevas funcionalidades y su posterior activación, gestión de pagos o cobros, comunicaciones informativas propias de la relación contractual, asistir y dar soporte a los usuarios en la aclaración de dudas, facilitar información o resolución de incidencias, realización de reuniones y hasta el soporte final para la gestión del offboarding del Cliente con Factorial.

c. Las siguientes finalidades del tratamiento se llevan a cabo en base a nuestra obligación legal:

Recepción y gestión de comunicaciones a través del canal interno de denuncias de Factorial.

Datos tratados: Como persona comunicadora los datos que tratamos son el nombre y apellidos, voz (según el tipo de denuncia), email, teléfono y/o dirección postal, así como la descripción de los hechos, los documentos y las evidencias aportadas. Lo anterior, sin perjuicio de que como informante tienes derecho a presentar una denuncia de forma anónima.

Para entender mejor el contexto de este tratamiento de tus datos te recomendamos que revises siempre la respectiva política de privacidad de nuestro canal interno y tengas así más detalle de los fines para los que trataremos tus datos, así como el resto de la información sobre protección de datos.

Cumplimiento de obligaciones legales, entre ellas las relacionadas con la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo y la prevención del fraude.

Datos tratados: Nombre y apellidos, email y teléfono corporativos, datos de contratación, datos financieros de la organización.

Principalmente estas actividades del tratamiento van enfocadas al cumplimiento de las medidas de diligencia debida a las que estemos sometidos de acuerdo con la vigente normativa aplicable.

d. Las siguientes finalidades del tratamiento se llevan a cabo en base a nuestro interés legítimo:

Grabación de las llamadas con clientes: Grabación y conservación de las llamadas de atención al cliente para verificar la calidad del servicio y, en caso de ser necesario, mejorar la experiencia del proceso o por si participas en sesiones de investigación de producto.

Datos tratados: Imagen y voz, datos básicos derivados de las comunicaciones y feedback proporcionado por el propio cliente en estas llamadas.

Siempre que sea necesario y que asistas a una videollamada que vaya a ser grabada serás debidamente informado de ello.

Desde Factorial realizamos estas grabaciones con la intención de detectar áreas de mejora, tanto en la atención prestada a nuestros Clientes como sobre la calidad de cualquiera de nuestros productos y servicios. Como Cliente, el beneficio está en que en base a las opiniones o sugerencias que emitas durante dichas reuniones podamos corregir tanto posibles errores detectados en nuestros productos y servicios como en la atención prestada. Desde Factorial nos esforzamos continuamente en que tu nivel de satisfacción siga siendo alto.

Realización de encuestas a nuestros Clientes con el fin de averiguar el estado de satisfacción con nuestra Plataforma y resto de servicios.

Datos tratados: Nombre y apellidos (salvo encuestas anónimas), datos derivados de las comunicaciones mantenidas con el interesado tales como opiniones o sugerencias.

Estas encuestas no son obligatorias, pero sí son muy valiosas para nosotros.

Desde Factorial las llevamos a cabo con la intención de detectar áreas de mejora, tanto en la atención prestada a nuestros Clientes como sobre la calidad de cualquiera de nuestros productos y servicios. Como Cliente, el beneficio de contestarlas está en que en base a tus opiniones o sugerencias mejoramos nuestros productos y servicios y nos esforzamos en que tu nivel de satisfacción siga siendo alto.

Scoring básico sobre tu organización en base a un conjunto de segmentos preestablecidos y mediante la aplicación de unos modelos predictivos que nos permitirán calcular y pronosticar el valor del ciclo de vida de las organizaciones clientes para orientar la estrategia de trato a uno más personalizado. De este modo, podremos identificar a tiempo aquellos clientes en riesgo de insatisfacción con Factorial.

Datos tratados: Cargo, número de empleados en la organización (por rangos), sector y país/región de la organización, funcionalidades de nuestra plataforma que nos hayas indicado que son de interés para tu organización, procedencia del contacto, interacción con contenidos de nuestros sitios web (por ejemplo, uso de freebies, descarga de contenidos, campañas de marketing, en las que hayas participado, interacción con nuestras comunicaciones, última fecha de participación en una demo, o última fecha de firma con Factorial, si es el caso).

Estos modelos predictivos consistirán en lo siguiente:

(a) Determinar el segmento del sistema de scoring del que tu organización forma parte e incorporarte en determinadas secuencias personalizadas para dicho segmento de trato de los contactos de nuestros Clientes y tener un mejor enfoque en el contacto comercial. Este tratamiento consistirá en el análisis en la idoneidad de la estrategia comercial adecuada para los Clientes. La finalidad de este tratamiento es la clasificación de la organización Cliente conforme a un sistema de scoring predefinido por Factorial, con diferentes grupos según los datos de la propia organización (sector, tamaño, país, etc.) y los datos del comportamiento de los contactos de dicha organización. Todo lo anterior, en base a unos modelos o patrones predictivos que nos indicarán cuándo un Cliente puede estar insatisfecho y ajustar entonces nuestra estrategia comercial o de trato con dicho Cliente.

(b) Analizar el ciclo de vida del Cliente.

Con el fin de mejorar estos modelos o patrones predictivos incorporamos los mencionados datos para una finalidad de entrenamiento y mejora de los mismos. Es decir, únicamente trataremos datos de fuentes internas de Factorial e información derivada de la relación contractual entre Factorial y el Cliente. De este modo, con dicho entrenamiento optimizamos las reglas de dichas secuencias o segmentos preestablecidos a los que se haya asignado tu organización.

Sin perjuicio de lo anterior, estos modelos predictivos no toman ninguna decisión por nuestra cuenta. Simplemente los utilizamos como otro recurso más de análisis de datos. La toma de decisiones siempre será de Factorial y siempre en busca del beneficio común -el propio y el de nuestros Clientes-.

Tienes derecho a oponerte a esta finalidad en cualquier momento. Bajo ningún concepto la oposición empeora o condiciona tu relación con Factorial. Si únicamente te opones a esta finalidad seguiremos prestándote nuestros servicios al Cliente, pero de una forma más genérica.

Análisis de los datos estadísticos y de uso de nuestra Plataforma -que derivan de los datos de uso de la Plataforma de los Usuarios Finales de la misma-, para la mejora y el desarrollo posterior de nuestras funcionalidades y servicios.

Datos tratados: datos derivados de la contratación; datos de uso de plataforma observados (por ejemplo, número de perfiles de usuarios rellenados, número de revisiones del desempeño lanzadas, etc.); datos de las comunicaciones mantenidas con el interesado; datos de navegación; datos obtenidos de la ejecución de modelos estadísticos.

Los tratamientos de datos en este contexto los realizamos de forma anónima. Es decir, únicamente utilizaremos dichos datos una vez hayan sido debidamente anonimizados.

Este tratamiento también nos permitirá analizar tus consultas u otros contactos que estén relacionadas con incidentes, bugs o cuestiones que sean recurrentes en nuestra Plataforma para comprender mejor dichos errores planteados por nuestros Clientes y tratar de darles una solución.

Otras finalidades:

Para los fines de procesos de selección de Factorial, en el caso de que quieras unirte a nuestro equipo, ya sea porque hay un puesto que encaja con tu perfil o porque quieres enviarnos tu CV te recomendamos que revises siempre la respectiva política de privacidad para conocer los fines para los que trataremos tus datos, así como el resto de la información sobre protección de datos.

5. ¿Comunicamos tus datos personales?¿Realizamos transferencias internacionales de datos?

Como regla general, los datos tratados por Factorial no son compartidos con terceros destinatarios. No obstante, podemos colaborar con otras entidades y compartir tus datos con los mismos:

En el contexto de webinars, eventos o acciones comerciales y/o promocionales, comunicaremos tus datos de contacto a nuestros colaboradores, partners o promotores para que se pongan en contacto contigo posteriormente con fines comerciales, siempre que nos hayas dado tu consentimiento para ello.
En el mismo sentido, siempre que como contacto de un Cliente o como lead hayas consentido previamente, comunicaremos tus datos a nuestros partners o colaboradores para que puedan contactarte y remitirte información comercial.
Podremos compartir determinados datos con terceras redes sociales o plataformas para optimizar la conexión y organización de tus datos en nuestro CRM, así como para la determinación de audiencias personalizadas o similares en sus propios entornos en relación con nuestras comunicaciones comerciales personalizadas.
Proveedores de servicios de pago o colaboradores que prestan servicios bancarios debidamente homologados/regulados bajo la respectiva licencia. Para el procesamiento de operaciones de pago y según el método de pago escogido por el Cliente estos servicios podrán conservar y tratar tus datos para completar las operaciones de pago como parte esencial de la ejecución de la relación contractual con dicho colaborador. Para la gestión de cuentas bancarias por terceros colaboradores, la utilización de servicios de pago e incluido el pago mediante transferencia o tarjeta de crédito es posible que debamos compartir tus datos como Cliente. Esta comunicación deberá ser considerada en el contexto de la relación contractual exclusiva entre tú como Cliente y el tercer colaborador y, por tanto, serán aplicables los Términos y Condiciones específicos de dicho tercer colaborador.
Es posible que con el fin de cumplir con determinadas obligaciones legales debamos comunicar tus datos a fuerzas y cuerpos de seguridad, organismos, administraciones públicas, Jueces o Tribunales y/o autoridades que sean competentes.
Puede que también lleguemos a comunicar tus datos a potenciales adquirentes y otras partes interesadas en caso de fusión, operación de reestructuración empresarial como, por ejemplo, adquisición, empresa conjunta, cesión, escisión o desinversión. En dicho caso, lo haremos tomando las respectivas garantías de protección de datos.

Asimismo, en algunos casos damos acceso a tus datos a nuestros proveedores, los cuales prestan un servicio a Factorial, pero nunca para sus propios fines. Para la selección de los mismos siempre procuramos escoger a los proveedores que nos aportan suficientes garantías adecuadas en el tratamiento de tus datos. Entre las diferentes categorías de proveedores que utilizamos podemos encontrar:

Servicios de alojamiento o hosting.
Servicios de call center, de chat y de videoconferencia.
Servicios de marketing y publicidad (por ejemplo, de mailing con contenido personalizado, de gestión de encuestas, de gestión de eventos).
Servicios de pago.
Servicios de logística.
Servicios analíticos.
Plataformas para la gestión de contratos o acuerdos, incluida su firma.
Provisión de una plataforma de CRM y servicios complementarios relacionados como la agenda de reuniones, así como la sincronización entre algunas de nuestras bases de datos y nuestro CRM.
Servicios de ciberseguridad.
Servicios para determinación de perfiles comerciales y/o clasificación de nuestros leads y clientes organizaciones.
Servicios de gestión financiera, contable, auditoría, consultoría y servicios de asesoría fiscal y jurídica.

Cuando tratamos tus datos, éstos se alojan en la UE y se procesan dentro del territorio de la UE. En este sentido, tus datos se almacenarán en la región Eu-Central1 de Amazon Web Services (AWS). Más concretamente, en Frankfurt. Con carácter general, contratamos prestadores de servicios ubicados también dentro del Espacio Económico Europeo o en países que han sido declarados con un nivel adecuado de protección de datos.

En algunos supuestos, los datos que recopilamos serán transferidos a encargados del tratamiento en terceros países, tales como Estados Unidos. Principalmente, basaremos dichas transferencias en alguna de las medidas de adecuación para realizar transferencias internacionales de la Normativa de protección de datos aplicable.

6. ¿Elaboramos algún tipo de perfilado? ¿Tomamos decisiones automatizadas?

En Factorial realizamos perfiles sobre nuestros Clientes y sobre nuestros leads, así como sobre algunos de nuestros usuarios web. Todos estos perfiles tienen una finalidad puramente comercial y especialmente enfocada a nuestros Clientes personas jurídicas y en el marco de nuestra relación comercial con éstos o con los posibles leads u organizaciones con los que estemos negociando o a los que les estemos ofreciendo nuestros productos y/o servicios.

Tal y como hemos explicado en los respectivos apartados anteriores sobre finalidades y bases de legitimación, basamos estas actividades en el interés legítimo de Factorial, en el beneficio de que nuestros Clientes y potenciales clientes reciban la información que más útil les pueda resultar y para que reciban un trato personalizado efectivo, en función del segmento del que consideremos que forma parte un Cliente o potencial cliente. De acuerdo con esto, desde Factorial hemos realizado las correspondientes ponderaciones del interés legítimo, en las que hemos analizado los beneficios o intereses que tenemos como responsable del tratamiento, así como los intereses y derechos de los interesados cuyos datos tratamos en dichas actividades. En caso de querer acceder o que expliquemos con más detalle los elementos fundamentales de dicha ponderación puedes contactar directamente a: privacy@factorial.co.

Bajo ningún concepto, ninguno de estos perfilados te impedirá que puedas ejercer tus derechos de protección de datos. Asimismo, este conjunto de operaciones de perfilado no se basa nunca en decisiones automatizadas, ya que existe una intervención humana por nuestra parte y somos nosotros quienes determinamos las condiciones para la segmentación o scoring de clientes y terminamos decidiendo cómo actuar para/con nuestros Clientes o potenciales clientes. En este sentido, tampoco tienen ningún efecto jurídico para los contactos, ni los afecta de forma similar. Únicamente los utilizamos para segmentar a los destinatarios de nuestras comunicaciones que, en última instancia, son nuestros Clientes o posibles clientes personas jurídicas.

En caso de realizar perfiles y que se tomen decisiones basadas única y exclusivamente en el tratamiento automatizado y éstas puedan causar efectos jurídicos o afectar significativamente serás debidamente informado de ello, de la lógica aplicada a dichas decisiones, así como de tus derechos a obtener intervención humana, a expresar tu punto de vista y a impugnar dichas decisiones.

7. ¿Cuáles son los plazos o los criterios de conservación que tenemos para el tratamiento de tus datos personales?

Desde Factorial conservamos los datos personales durante diferentes períodos y dependiendo del tipo de información, del período de nuestro contrato con nuestros Clientes, de los requisitos legales relativos a determinados tipos de datos y de otros factores. De forma genérica, siempre que tus datos dejen de ser necesarios para los fines para los que fueron recogidos dejaremos de tratarlos.

Si tenemos que retener tus datos para cumplir con una obligación contractual o legal, o para resolver disputas los conservaremos únicamente para cumplir con dichas obligaciones, así como para hacer valer nuestros derechos de defensa. En este sentido, restringiremos el acceso a personas o funciones específicas.

En caso de que nos hayas dado tu consentimiento, conservaremos tus datos hasta que revoques tu consentimiento.

En caso de que exista una relación contractual entre Factorial y la organización de la que formas parte trataremos tus datos mientras siga vigente la relación contractual.

En relación a la información comunicada a través del canal de denuncias, ésta será almacenada únicamente durante el tiempo que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con los requisitos impuestos por la normativa aplicable de protección a los informantes, si la hubiera. Pasado ese tiempo, las denuncias serán suprimidas con las medidas de seguridad pertinentes, sin que aplique ninguna obligación de bloqueo de los datos.

Una vez terminen los plazos anteriores, tus datos se conservarán debidamente bloqueados para la puesta a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales y resto de autoridades competentes con el único fin de poder hacer frente a reclamaciones hasta la finalización de los plazos de prescripción de las respectivas acciones. Tras lo cual, tus datos serán destruidos.

8. ¿Qué derechos de protección de datos tienes y cómo puedes ejercerlos?

De acuerdo con la Normativa de protección de datos aplicable, como interesado tienes ciertos derechos cuando tratamos tus datos personales. Por ello te daremos respuesta adecuada y en el plazo establecido cuando solicites el ejercicio de tus derechos. A modo de ejemplo, a continuación, detallamos algunos de los derechos que puedes ejercitar:

Derecho a ser informado: Tienes derecho a recibir información clara, transparente y fácilmente comprensible sobre cómo utilizamos tus datos personales y tus derechos.
Derecho de acceso: Tienes derecho a obtener acceso a tus datos personales.
Derecho de rectificación: Tienes derecho a que se rectifiquen tus datos personales si son inexactos o están incompletos.
Derecho de supresión: este derecho te permite solicitar la supresión o eliminación de tus datos personales cuando no haya ninguna razón de peso para que sigamos utilizándolos.
Derecho a limitar el tratamiento: Tienes derecho a "bloquear" o suprimir el uso posterior de tus datos personales. Cuando se restringe el tratamiento, podemos seguir almacenando tus datos personales, pero no podemos seguir utilizándolos.
Derecho a la portabilidad de los datos: Tienes derecho a obtener y reutilizar tus datos personales para tus propios fines en diferentes servicios.
Derecho a oponerse al tratamiento: Tienes derecho a oponerte a determinados tipos de tratamiento. Por ejemplo, en el caso de que quieras oponerte a un tratamiento basado en el interés legítimo.
Derecho a retirar el consentimiento: Si para un tratamiento específico nos has dado tu consentimiento, con posterioridad y en cualquier momento tienes derecho a retirarlo libremente.
Derecho a no ser sometido a una decisión automatizada: Tienes derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produzca efectos jurídicos (o de importancia similar) para ti.

Factorial normalmente actúa sobre las solicitudes y proporciona la información de forma gratuita. Para ejercer tus derechos puedes dirigir tus solicitudes de ejercicio de derechos enviando una comunicación escrita a la siguiente dirección de correo electrónico privacy@factorial.co. En el caso de que quieras realizar una consulta o sugerencia en relación con el tratamiento de datos por parte de Factorial, puedes dirigirte a esta misma dirección.

Ten en cuenta que en algunos supuestos es posible que tengamos que verificar tu identidad y lleguemos a requerirte documentación acreditativa. Del mismo modo, en casos muy específicos quizás te cobremos una tarifa razonable para cubrir nuestros costes administrativos de proporcionar la información para:

solicitudes infundadas o excesivas/repetidas; o
más copias de la misma información.

Tienes derecho a presentar una reclamación sobre el tratamiento que realizamos de tus datos personales ante la autoridad de control de protección de datos competente. Con carácter previo a la presentación de una reclamación ante la Autoridad de control tienes derecho a dirigirte a nuestro DPO.

9. ¿Cuáles son nuestras medidas de seguridad?

Desde Factorial implementamos estándares de seguridad de última generación para prevenir el acceso no autorizado, mantener la exactitud de los datos y asegurar el uso correcto de la información. También aplicamos medidas organizativas adecuadas para proteger tus datos.

Aplicamos estos mismos estándares o normas de seguridad también cuando trabajamos con socios comerciales y tecnológicos. Solo seleccionamos y contratamos a encargados del tratamiento y terceros proveedores que dispongan de medidas de seguridad adecuadas y ofrezcan garantías suficientes, incluyendo medidas técnicas y organizativas, para asegurar la adecuada protección de los datos que les confiamos.

Además, a nivel interno también velamos porque cualquier miembro de Factorial que vaya a tener acceso a tus datos haya firmado un acuerdo o cláusula de no divulgación y hemos establecido medidas y procesos internos como la formación continua y una serie de políticas que se actualizan recurrentemente para garantizar la seguridad de los datos, así como la confidencialidad, disponibilidad y resistencia de nuestros sistemas y servicios. Entre otras medidas, destacamos que en Factorial tenemos definido un procedimiento de gestión y un plan de respuesta a incidentes en caso de detectar cualquier vulnerabilidad en nuestros sistemas y/o que pueda afectar a tus datos personales.

Para más información relacionada con nuestras medidas de seguridad puedes dirigirte a nuestra Página de seguridad.

10. Cambios en esta política de privacidad web

Nos reservamos el derecho a modificar esta política de privacidad siempre que creamos necesario para mantenerla actualizada y adaptarla a la realidad del desarrollo de nuestros productos y servicios, a las normas del sector o a las nuevas normativas. Si dichos cambios son sustanciales o importantes, haremos todo lo posible por informarte de los mismos.

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