Consigue tu plantilla para la el Registro de la Jornada
Tener control de las horas que hace un empleado en su puesto de trabajo no es solo muy importante para gestionar la productividad y a los equipos, sino que también es una obligación legal.
Para ti, que estás buscando una solución para el fichaje de tu empresa, hemos creado una plantilla en PDF lista para imprimir y que servirá para que tus empleados puedan registrar sus jornadas, horas trabajadas y descansos. Haz que tus trabajadores puedan fichar y contabilizar sus horas trabajadas. Y, lo más importante, evita posibles sanciones. ¡El descontrol de las horas extra se ha terminado!
Este recurso descargable es gratuito.
¿Quieres una versión mejorada de una plantilla PDF?
El software de Factorial te permite automatizar y digitalizar el Control Horario o Fichaje de tu empresa. Esto significa:
- Podrás elegir entre varios métodos; en ordenador, en App Móvil, con código QR y/o por Slack.
- Fichaje fácil e intuitivo para tus trabajadores.
- Posibilidad de revisar las horas trabajadas de tus equipos.
- Visualización clara de las horas extra o balance de horas.
- Extracción de informes con los datos resultantes.
- ¡Y mucho más!
Leer más sobre la funcionalidad de Control Horario de Factorial
¿Por qué las plantillas para el registro horario pueden quedarse cortas?
A pesar de que una hoja en PDF o Excel te ayudará a resolver el control horario de tus trabajadores, no es la mejor manera de hacerlo. Esto es porque:
- No la puedes compartir automáticamente con los empleados.
- Los cambios deben actualizarse de manera manual.
- Requiere que se tenga que hacer el recuento a mano.
- El soporte en papel se puede perder o estropear.
- El soporte en papel, también, pasa por muchas manos y cada empleado no tiene su propia hoja.
- Permite el error humano (ausencias que se solapen, mal recuento de las vacaciones).
- Puede no resultar un método válido a ojos de las Inspecciones de Trabajo.
- Etc.
¿Cuándo deberías empezar a utilizar un Software?
Unas de las razones más importantes son la de la protección de datos, la de la posibilidad de cualquiera pueda modificar el registro horario de un trabajador si este está en una hoja a la que toda la empresa puede acceder, y la de la posibilidad de perder la ficha, con las consecuencias que eso tendría de cara a una Inspección; la temida multa.
Si, aún sí, estas razones no te parecen suficientes y de momento quieres utilizar una plantilla y no un programa, te recomendamos que sí que hagas el cambio si te encuentras en una de estas situaciones:
- La plantilla crezca y más empleados tengan que hacer el registro horario.
- El departamento de RRHH se pase el día gestionando papeleo.
- Tu empresa ofrezca teletrabajo y necesites digitalizar este proceso.
- El tiempo de gestión del control horario te suponga más dinero que lo que te costaría un programa especializado.
Lo que dice la Ley del control horario
El 12 de marzo del 2019 se publicó en el BOE lo que entró en vigor en mayo del mismo año: la Ley del Control Horario. Esta normativa, obliga a las empresas a:
- Llevar un registro horario de los empleados y sus jornadas.
- Señalar la hora de entrada y salida de los trabajadores, así como los descansos.
- Guardar este registro horario y ponerlo a disposición de los trabajadores.
- Respetar la Ley de Protección de Datos Personales.
¿Qué objetivo tiene la Ley del Control Horario? Regular las horas extraordinarias.
Por desgracia, en España hasta la fecha no se ha protegido a los empleados de las horas extraordinarias que no se terminan contabilizando y, por lo tanto, nunca llegar a ser ni cotizadas ni remuneradas. El Real Decreto-Ley 8/2019 pretende luchar contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
¿Cuáles son las multas por incumplimiento?
No cumplir con la normativa del Control Horario supone incurrir en una infracción grave, sin embargo esta gravedad depende del tipo de incumplimiento y, por lo tanto, el tipo de sanción también cambia.
- Infracciones leves con multas de 60 a 625 euros. Cuando, por ejemplo, la empresa no pone a disposición de los trabajadores estos registros horarios.
- Infracciones graves con multas de 625 a 6.250 euros. Cuando, por ejemplo, los trabajadores han realizado horas extras y estas no han sido remuneradas o hay irregularidades en el registro.
- Infracciones muy graves con multas de 6.250 a 187.515 euros. Cuando, por ejemplo, hay empleados menores de 18 años que han trabajado horas extra, haya impagos o retrasos repetidos en los pagos.
Beneficios de un programa para el Control Horario
Estos son algunos de los beneficios de usar un software como el de Factorial:
- Autonomía para el trabajador. Ellos mismos gestionan y rellenan sus turnos, y tú o su manager quienes los aprueben o rechacen.
- Actualización automática. Los cambios serán visibles para todos, de manera inmediata.
- Ahorro de tiempo. No más cadenas de correos electrónicos ni fichas interminables.
- Ahorro de papel. Al tenerlo no solo en formato digital sino en la nube, tu empresa será más sostenible.
- Mayor seguridad. Los registros no se perderán, y solo podrán acceder a ellos los propios trabajadores y sus managers.
- No más cálculos. El software los hará por ti, y esto también te ahorrará tiempo.
- No más error humano. Los errores se detectarán solos y tú recibirás un aviso cuando ocurran.
- Ayuda a la productividad. ¿Y si tus empleados tardaran dos segundos en fichar las entradas y salidar, en lugar de tener que pedir la hoja de registro, avisar a su manager, hacer los cálculos de las horas restantes y extras...?
- Mayor facilidad para fichar. Cuanto más fácil le pongas el registro horario a tus trabajadores, más lo llevarán a cabo.
- Análisis de los registros de jornada con informes. Con Factorial también podrás extraer los datos y crear informes, todo para tomar mejores decisiones en el futuro.
¿Qué debería tener un buen Software para el Control Horario
Porque no todas las empresas son iguales, cada una tiene que encontrar el programa de RRHH que mejor se adapte a ella. Eso sí, hay una serie de necesidades que este tipo de software debería cubrir siempre:
- Que cuente con buenas herramientas de base. Está bien que un software tenga de todo y pueda ofrecerte muchísimas funcionalidades, pero...¿las que más necesitas realmente solucionan tus problemas? Te recomendamos hacer una lista de prioridades, y centrarte en buscar un buen programa que te ayude con ellas.
- Que sea sencillo e intuitivo. Si tus empleados y departamento de RRHH tienen que estudiar un Máster para entender un programa que se supone que tiene que "agilizar las cosas", algo está fallando. Está bien que sea práctico para los managers, pero los empleados tienen que saber utilizarlo; si no, lo pagarás y nadie conseguirá amortizarlo.
- Que cuente con un buen soporte técnico. Una solución tecnológica debe contar con un buen grupo de profesionales detrás, dispuestos a ayudarte de manera rápida en caso de cualquier incidencia.
- Que elimine pasos en la gestión de los Recursos Humanos. En el caso del Control Horario, utilizar el software debería llevarte menos tiempo que gestionar este proceso de manera manual.
- Que incluya la firma digital. Si quieres digitarlo todo, no puedes dejarte este paso. Y menos si quieres ofrecer el teletrabajo como opción entre tu plantilla.
- Que tenga sistema de permisos. Para que los trabajadores que tengan que acceder a los registros de jornada puedan hacerlo.
- Que ofrezca distintos modos de fichar. O al menos el que a ti te interesa, en distintos momentos. Por App móvil, por ordenador, con código QR...
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